Ein Soft Collector erinnert Kunden an überfällige Rechnungen und die Folgen einer Unterschreitung der Aktualität. Dabei kann es sich sowohl um Telefon- als auch um E-Mail-Kontakte handeln. Wenn der Kunde die Rechnung nicht adressiert, kann das Konto an einen Vertreter für harte Inkasso übergeben werden, der aggressivere Techniken verwendet, um den Saldo einzuziehen. Stellen können bei bestimmten Finanzinstituten, die ihre eigenen Inkassoabteilungen unterhalten, sowie bei Spezialfirmen, die diese Arbeit im Rahmen eines Vertrags für eine Vielzahl von Kunden ausführen, verfügbar sein.
Jedem Mitarbeiter kann eine Gruppe von Konten zugewiesen werden, an denen er arbeitet, mit einem Sammelziel. Ziel ist es, mit jedem Kontoinhaber einen positiven Kontakt herzustellen, damit der Vertreter entweder die Zahlung einziehen oder einen Plan für die Handhabung der Schulden erstellen kann. Zahlungspläne können in einer Vielzahl von Formaten vorliegen, die von der Muttergesellschaft genehmigt wurden, und beinhalten auch die Erhebung von Zinsen und Gebühren. Reagieren Kunden nicht oder sind die Rechnungen länger als einen festgelegten Zeitraum überfällig, können sie an eine andere Abteilung weitergeleitet werden.
Dies beinhaltet in der Regel eine Vielzahl von Techniken, um Kunden zu finden. Ein Soft Collector muss möglicherweise Datensätze durchsuchen, um beispielsweise jemanden an einer neuen Adresse zu finden. Darüber hinaus sind bei der Kontaktaufnahme gesetzliche Vorgaben zu beachten, die je nach Region unterschiedlich sein können. Vertreter müssen alle relevanten Gesetze und deren Anwendung kennen, damit sie die von den Aufsichtsbehörden festgelegten Standards einhalten können. So darf es beispielsweise einem Soft Collector nicht gestattet sein, die Schulden mit jemand anderem als der namentlich genannten Partei oder einem Mitunterzeichner zu besprechen.
Bei Telefonanrufen kann ein Soft Collector das Unternehmen identifizieren, um ein Gespräch mit dem Schuldner bitten und versuchen, eine Zahlung einzuziehen oder einen Zahlungsplan zu vereinbaren. Briefe können eine Zahlungsaufforderung mit Kontaktinformationen enthalten. Es sind Kenntnisse in der Zahlungsabwicklung erforderlich, damit dies über das Telefon erfolgen kann. Benötigt der Kunde einen Zahlungsplan, so können hierüber Informationen und Angaben zu eventuell anfallenden Gebühren gemacht werden. Kunden können auch gewarnt werden, dass die Nichteinhaltung der Vereinbarung dazu führen kann, dass sie direkt an Hard Collections weitergeleitet werden.
Arbeitgeber können als Anreiz eine pauschale Vergütung plus eine Provision für erfolgreiche Inkasso anbieten. Es kann auch erforderlich sein, dass der Soft Collector jeden Monat oder jedes Quartal ein bestimmtes Ziel erreicht. Personen, die dieses Ziel nicht erreichen können, können entlassen werden, da das Unternehmen einen möglichst effizienten Betrieb wünscht.