Ein Veranstaltungsmanager ist in der Regel an der Planung und Überwachung von Veranstaltungen wie Partys, Empfängen und Kongressen beteiligt. Abhängig von der Beschäftigungssituation des Eventmanagers kann er im Auftrag eines Anbieters, beispielsweise eines Hotels oder eines anderen Veranstaltungsortes, in dem häufig Veranstaltungen stattfinden, oder unabhängig von einem bestimmten Anbieter arbeiten. Die Verantwortung der Eventmanager variiert, aber in vielen Fällen übernehmen sie die Hauptverantwortung für die Logistik der Veranstaltung und die Koordination aller Anbieter, die an der Veranstaltung beteiligt sind.
Während viele Menschen in der Lage sind, kleine Partys und gesellige Zusammenkünfte zu Hause zu planen, kann die Koordination größerer Veranstaltungen, insbesondere wenn mehrere Drittanbieter von Waren und Dienstleistungen beteiligt sind, eine große Herausforderung darstellen. Ein guter Eventmanager ist in der Lage, mit einem Host oder einer Hostess zusammenzuarbeiten, um seine Vision für die Veranstaltung zu verstehen, das bereits verfügbare Budget und die verfügbaren Ressourcen zu bewerten und dann für die Veranstaltung geeignete Anbieter auszuwählen. Am Veranstaltungstag ist in der Regel ein Eventmanager dafür verantwortlich, dass Waren und Dienstleistungen wie versprochen geliefert werden und die Veranstaltung reibungslos abläuft.
Wenn ein Eventmanager für einen Bankettsaal, ein Hotel oder einen anderen Veranstaltungsort arbeitet, kann seine Rolle etwas anders sein als die eines unabhängigen Eventmanagers. Viele Veranstaltungsorte haben strenge Richtlinien in Bezug auf den Einsatz externer Anbieter, sodass ein Veranstaltungsplaner in einem solchen Veranstaltungsort in erster Linie als Bindeglied zwischen der Person oder Organisation, die eine Veranstaltung veranstalten möchte, und den zugelassenen oder internen Anbietern der Unterkunft fungieren würde. Der Veranstaltungsplaner könnte seinen Kunden über die für die Veranstaltung erforderlichen Dienstleistungen wie Catering, Blumen oder sogar Tanzfläche und DJ beraten. Er würde auch sicherstellen, dass der Veranstaltungsort für die Veranstaltung angemessen eingerichtet ist und dass Caterer und andere Anbieter und Hilfspersonal ihre Aufgaben wie erforderlich erfüllen.
Unabhängigen Eventmanagern kann hingegen noch mehr Verantwortung übertragen werden. Der Veranstaltungsmanager kann für die Suche nach einem Veranstaltungsort verantwortlich sein und dann die Kosten für die Anmietung des Raums und seiner Annehmlichkeiten aushandeln. Sofern der Veranstaltungsort Fremdanbieter wie Caterer und Floristen zulässt, kann der Veranstaltungsplaner ebenfalls für die Bestellung von Speisen und Dekoration für den Veranstaltungsraum verantwortlich sein. Wie andere Eventmanager übernimmt sie aber auch die Koordination vor Ort am Veranstaltungstag.