Verwaltungsassistenten führen eine Vielzahl von Sekretariatsaufgaben aus, um den Organisationsfluss und die Produktivität in einem professionellen oder geschäftsorientierten Umfeld, in der Regel in einer Büroumgebung, zu erleichtern. Die meisten Jobs als Verwaltungsassistenten erfordern jedoch Fähigkeiten und ein Maß an Professionalität, die weit über die typische Rolle einer Sekretärin hinausgehen. Wie der Titel schon sagt, beziehen sich die primären Aufgaben von Verwaltungsassistenten weitgehend auf die Verwaltungsseite des Unternehmens oder der Organisation mit dem Ziel, leitende Angestellte und Führungskräfte zu unterstützen.
Dennoch beinhalten die meisten Verwaltungsassistenten-Jobs ein gewisses Maß an bürokratischen Aufgaben, wie das Beantworten von Telefonen, Terminvereinbarungen, Schreiben von Korrespondenz, Ablage usw. und andere alltägliche Aufgaben, die für die grundlegende Büroverwaltung erforderlich sind. Von Verwaltungsassistenten wird jedoch im Allgemeinen erwartet, dass sie im Umgang mit einer Vielzahl von Computersoftware und Datenbanksystemen gleichermaßen geübt sind und außergewöhnliche Kommunikations- und Projektmanagementfähigkeiten nachweisen. In dieser Hinsicht beinhalten viele Positionen der Verwaltungsassistenten Verantwortung von größerer Bedeutung, wie die Koordination von Messen, die Durchführung von Präsentationen und die Erstellung verschiedener Marketingmaterialien.
Viele Jobs für Verwaltungsassistenten erfordern Kenntnisse und Fähigkeiten, die für ein spezielles Gebiet relevant sind. Einige Verwaltungsassistenten erfüllen beispielsweise eine Doppelaufgabe als Sekretärinnen, Arztsekretärinnen oder Rechtsassistentinnen. Die grundlegenden Aufgaben eines reibungslosen Bürobetriebes bleiben gleich, aber diese Positionen beinhalten auch branchenspezifische Fähigkeiten wie Datenanalyse, Krankengeschichten oder das Verfassen von Rechtsdokumenten. Zusätzliche Positionen für Verwaltungsassistenten, die eine Spezialisierung erfordern, gibt es in den Bereichen Immobilien, Versicherungen, Forschung und Entwicklung, Regierung, Bildung und viele weitere Märkte.
Generell gibt es für den Beruf des Verwaltungsassistenten über den Realschulabschluss hinaus keine Standardausbildung. Tatsächlich bereiten sich viele Menschen auf die Rolle vor, indem sie mit der Ausbildung am Arbeitsplatz in verschiedenen Büroumgebungen durchhalten und sich über einen bestimmten Zeitraum in den Rängen aufarbeiten. Es gibt jedoch zumindest in den USA professionelle Zertifizierungen für Verwaltungsassistentenjobs. So bietet beispielsweise die International Association of Administrative Professionals die Bezeichnung Certified Administrative Professional (CAP). Andere Organisationen bieten Schulungen und Zertifizierungen an, die für bestimmte Berufe relevant sind, wie z.