Ein Indexer organisiert Informationen und erstellt einen Index, der zum Auffinden dieser Informationen verwendet werden kann. Jedes Mal, wenn jemand ein Sachbuch aufschlägt und zum Index blättert, um etwas nachzuschlagen, nutzt er die harte Arbeit dieser Person aus. Indexer können Bücher, Zeitschriftenartikel und andere Arten von Veröffentlichungen indizieren. Abhängig von ihren Fähigkeiten und den Bereichen, in denen sie tätig sind, können sie auch Abstraktions- und Datenbankdienste anbieten.
Herkömmlicherweise sind Autoren für ihre eigene Indexierung verantwortlich. Dies ist jedoch eine hochspezialisierte Fähigkeit, und die meisten Autoren sind dieser Aufgabe nicht gewachsen und ziehen es vor, den Job an einen Indexer zu verweisen. Indexer arbeiten in der Regel als Freiberufler und erledigen ihre Arbeit von Job zu Job. Einige arbeiten möglicherweise für Verlage, wobei große Verlage einen Stab von Indexern unterhalten. Der Vorteil der Arbeit als Teil eines Stabes ist eine feste Anstellung sowie der Zugang zu Stilrichtlinien, die bei der Entwicklung eines Index hilfreich sein können.
Obwohl Computerprogramme versuchen können, einen Index für ein Buch zu erstellen, braucht es normalerweise die Fähigkeiten eines Indexers, um die Arbeit richtig zu machen. Computer sind sehr gut in der Konkordanz, bei der der Computer erkennt, wo bestimmte Wörter oder Sätze vorkommen, und einige sind intelligent genug, um zu bestimmen, wie relevant ein Erscheinungsbild ist, aber Computer können trotzdem Fehler machen.
Ein Indexer liest ein Buch durch und erhält Korrekturabzüge, die die endgültigen Seitenzahlen enthalten. Er oder sie macht sich Notizen zu Schlüsselsätzen und Wörtern und wo sie erscheinen, um einen Index aufzubauen. Die Arbeit als Indexer ist schwierig, da er oder sie über die Bedürfnisse eines Publikums nachdenken und bestimmen muss, welche Art von Begriffen die Leute nachschlagen möchten.
Um die Arbeit effektiv zu erledigen, muss der Indexer darüber nachdenken, wo die Leute nach einem Begriff suchen könnten; Bei einem Kochbuch zum Beispiel sucht jemand, der ein Rezept für Karottenkuchen möchte, möglicherweise nach „Kuchen, Karotte“ oder „Karottenkuchen“, und der Indexer muss entscheiden, was am besten geeignet ist. Er oder sie muss auch einen konsistenten Stil haben. Mit anderen Worten, wenn „Kuchen, Karotte“ verwendet wird, wird jeder Kucheneintrag im Index so formatiert: „Kuchen, Schokolade“, „Kuchen, Marmor“, „Kuchen, Engelsnahrung“ und so weiter.
Der fertige Index wird beim Verlag eingereicht und der fertigen Publikation hinzugefügt, damit sie gedruckt und verteilt werden kann. Das Dokument wird normalerweise auch überprüft, um zu bestätigen, dass es mit der Veröffentlichung funktioniert und für das Publikum geeignet ist. Der Autor kann es beispielsweise scannen, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Themen im Index behandelt werden. In einem Buch über Ernährung könnte man beispielsweise erwarten, Begriffe wie „Kalorien“, „Ernährung“, „Nährwerte“ usw. im Index zu finden.
Indexierer können Schulungen durch Indexierungszertifizierungskurse und -seminare erhalten. Einige Volkshochschulen und Fachschulen bieten auch diese Art der Ausbildung an. Die Mitgliedschaft in einer Berufsorganisation steht Personen mit nachgewiesenen Fähigkeiten offen und kann für Personen nützlich sein, die eine berufliche Laufbahn in diesem Bereich aufbauen möchten.