Ein Vertragsmanager übernimmt die Verwaltung der schriftlichen Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Lieferanten. Der Manager kann auf beiden Seiten des Vertrags arbeiten. Diese Position wird in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt, einschließlich gewinnorientierter Unternehmen, gemeinnütziger Organisationen und Regierungsbehörden, sodass Aufgaben und Aufgabenbereich variieren können. Im Allgemeinen ist ein Vertragsmanager für die Vertragsabwicklung und die laufende Kommunikation mit der anderen Partei verantwortlich. Spezifische Aufgaben können die Dateipflege, die Finanzberichterstattung und die Überwachung des Fortschritts der Vertragsbedingungen umfassen.
Viele verschiedene Arten von Unternehmen und Organisationen beauftragen externe Firmen, um Arbeiten auszuführen, die nicht intern ausgeführt werden können. Diese Firmen werden als Drittanbieter beauftragt und verpflichten sich, die Bedingungen einer schriftlichen Vereinbarung zu erfüllen. In der Regel erstrecken sich diese schriftlichen Vereinbarungen über einen erheblichen Zeitraum, manchmal über mehrere Jahre, und bilden die Grundlage einer laufenden Beziehung, die eng verwaltet werden muss, um sicherzustellen, dass beide Parteien das erhalten, was im Vertrag versprochen wurde. Die Beziehung muss auch verwaltet werden, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der Vertragsparameter bleibt und dass personelle Veränderungen den Betrieb nicht stören.
Außerdem ist jeder Vertrag anders. Es gibt keinen Standardlieferantenvertrag, der unabhängig von den beteiligten Parteien dieselben Bedingungen hat. Der Vertragsmanager verwaltet jeden Vertrag als einzigartige Beziehung mit seinen eigenen Bedingungen und Parametern. In der Regel wird er einer Verhandlung zugewiesen, sobald die Bedingungen vereinbart wurden, und ist zunächst dafür verantwortlich, dass alle Unterlagen unterschrieben und geliefert werden. Sobald der Vertrag betriebsbereit ist, fungiert er bis zum Vertragsabschluss als Ansprechpartner für die Verwaltung.
Die Vertragsverwaltung kann je nach Art des Auftrags viele spezifische Aufgaben umfassen. Der Vertragsmanager ist für die Kommunikation zwischen den Parteien verantwortlich, einschließlich Statusaktualisierungen, die den Fortschritt in Richtung der Ziele verfolgen. In vielen Fällen kann er als Chief Compliance Officer für den Vertrag fungieren, Besuche vor Ort und Stichproben durchführen, um sicherzustellen, dass nichts Ungewöhnliches passiert. In den meisten Fällen ist der Vertragsmanager für das Ausgabenbudget, die Nachverfolgung von Ausgaben, das Sammeln von Belegen und die Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung zur Erstellung von Finanzberichten verantwortlich.
Der Vertragsmanager kümmert sich auch um Vertragsabweichungen und verwaltet Änderungen. Wenn der Lieferant eine Fluktuation von Schlüsselpersonal erfährt oder eine Budgetänderung durch Genehmigungskanäle gehen muss, kümmert sich der Vertragsmanager um die Einzelheiten, damit das Projekt reibungslos weiterläuft. In der Regel ist er für die regelmäßige Vertragsberichterstattung verantwortlich, die den Stakeholdern den Status der im Rahmen des Vertrags geleisteten Arbeit darstellt.