Eine Sekretärin/Rezeptionistin ist eine qualifizierte Fachkraft, deren Aufgaben sowohl Verwaltungs- als auch Kundendienstaufgaben umfassen. Viele Sekretariats-/Rezeptionistenjobs werden einfach unter der einen oder anderen Berufsbezeichnung aufgeführt, auch wenn sie die Aufgabenbereiche aus beiden Kategorien beinhalten. Ein Fachmann in diesem Bereich verfügt normalerweise über eine Vielzahl von Fähigkeiten, darunter Computerkenntnisse, Kundenmanagementfähigkeiten und organisatorische Fähigkeiten.
Der Sekretariatsteil eines Sekretariats/Rezeptionist-Jobs konzentriert sich oft auf die Organisation und das Büromanagement. Sekretärinnen verwalten häufig die Akten eines Unternehmens und sind möglicherweise für die Dateneingabe und Archivierung verantwortlich. Sekretärinnen sind auch häufig für den normalen täglichen Papierkram in einem Unternehmen verantwortlich und verbringen möglicherweise viel Zeit mit der Verwaltung von Berichten, Versandpapieren und bürointernen Memos. Abhängig von der Branche kann eine Sekretärin auch für die Kundenabrechnung und einige Buchhaltungsaufgaben verantwortlich sein.
Rezeptionsaufgaben, die in einem Sekretariats-/Rezeptionsjob erforderlich sind, beinhalten im Allgemeinen die Arbeit mit den Kunden und Kunden des Unternehmens. Rezeptionisten dienen normalerweise als Begrüßer und können die erste Person sein, die Kunden treffen, wenn sie durch die Tür kommen. In dieser Funktion sind ausgezeichnete Kommunikations- und Kundendienstfähigkeiten erforderlich, da eine Empfangsdame den Ton für die Interaktion eines Kunden mit dem Unternehmen angeben kann. Zu den Fähigkeiten der Rezeptionistin können auch Telefonaufgaben, Terminplanung und Betreuung von Büro- oder Kunden-VIPs gehören.
Ein Sekretariats-/Rezeptionistenjob kann alle oben genannten Aufgaben umfassen, plus viele weitere, die für jeden einzelnen Job spezifisch sind. In vielen Unternehmen müssen Sekretärinnen/Rezeptionisten spezielle Software erlernen, die für die Abwicklung von Rechnungen, Büropapieren und Datenspeicherung für das Unternehmen verwendet wird. Von vielen Fachleuten in dieser Art von Beruf wird erwartet, dass sie die Terminologie der Branche lernen, damit sie Kunden besser unterstützen und anderen Mitarbeitern Probleme erklären können. Da sie als zentraler Kanal für fast alle Geschäftsabläufe dienen, werden Sekretärinnen/Rezeptionisten häufig mit Mitarbeiterservices und Moralkampagnen beauftragt und können für die Erstellung von Büroveranstaltungen und die Betreuung von Firmennewslettern verantwortlich sein.
Es gibt einige grundlegende Fähigkeiten, die für jeden in einem Sekretariats-/Rezeptionsjob von großer Hilfe sein können. Computerkenntnisse, einschließlich Kenntnisse aller gängigen Betriebssysteme, grundlegender Grafik- und Tabellenkalkulationsprogramme sowie Internetrecherche, sind in diesen Berufen fast durchgängig erforderlich. Hohe Schreibgeschwindigkeit und lesbare Handschrift sind ebenfalls wichtige Fähigkeiten. Gute organisatorische Fähigkeiten können der Schlüssel zu einer optimalen Leistung in dieser Funktion sein, da sie die Wahrscheinlichkeit von Verwirrung und Missverständnissen am Arbeitsplatz verringern können. Schließlich können eine angenehme Einstellung und ein professionelles Auftreten dazu beitragen, dass eine Sekretärin / Empfangsdame mit ihren Kollegen gut auskommt und das Unternehmen einen hervorragenden Ruf aufbauen kann.