Die beste Gap-Analyse-Software hängt vom Unternehmen und den zu bestimmenden Metriken ab. Viele Softwareprogramme zur Gap-Analyse unterstützen Benutzer dabei, die tatsächliche Leistung eines Unternehmens mit seiner potenziellen Leistung zu vergleichen. Der Zweck der Gap-Analyse besteht darin, die Unterschiede oder Lücken zwischen den Ressourcen, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, und den Ressourcen zu ermitteln, die es zur Erreichung seiner Ziele benötigt. Ein Softwareprogramm zur Lückenanalyse sollte in der Lage sein, Benutzern einen direkten Vergleich der benötigten und verfügbaren Ressourcen zu ermöglichen und Benutzern die Möglichkeit zu geben, auf der Grundlage der Ergebnisse Bewertungen vorzunehmen. Sobald die Bewertungen vorgenommen wurden, kann der Benutzer einen Plan erstellen, der hoffentlich die Lücke zwischen der aktuellen Position des Unternehmens und seinen zukünftigen Zielen verringert.
Obwohl es zahlreiche Softwareprogramme zur Lückenanalyse auf dem Markt gibt, ist eines der beliebtesten Programme einfach eine Tabellenkalkulation zur Lückenanalyse. Diese grundlegende Form der Gap-Analyse-Software ist äußerst vielseitig und über mehrere Plattformen hinweg kompatibel. Die Tabellenkalkulation dient den Benutzern als effektive Möglichkeit, Daten aus jedem gemessenen Geschäftsbereich aufzuzeichnen und eine visuelle Darstellung der unmittelbaren Schritte zu erhalten, die zur Erreichung zukünftiger Ziele erforderlich sind.
Proprietäre Softwareprogramme zur Gap-Analyse wurden speziell entwickelt, um beliebte Leistungskennzahlen, Leistungsbewertungen und Umsatzniveaus zu messen. Der Vorteil eines proprietären Softwareprogramms besteht darin, dass es entwickelt wurde, um eine Vielzahl von Lückenanalysen ohne technische Eingaben des Benutzers durchzuführen. Der negative Aspekt dieser Art von Software ist, dass ein Programm selten alle Metriken bereitstellt, die von jedem Unternehmen, das es verwendet, benötigt werden. Dieser Mangel an Anpassung kann für einige Zwecke nachteilig sein, und Unternehmen, die sich für die Verwendung einer proprietären Gap-Analyse-Softwareanwendung entscheiden, sollten sicherstellen, dass sie an ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Ein effizientes Softwareprogramm zur Lückenanalyse sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Daten zusammenzustellen und seinem Benutzer die kritischen Informationen zu liefern, die erforderlich sind, um einen tragfähigen Aktionsplan zu erstellen, um zukünftige Ziele zu erreichen. Die beste Lückenanalyse-Software kann in Form einer Tabellenkalkulation, einer Umfrage oder eines proprietären Softwareprogramms vorliegen. Die einzige wesentliche Anforderung an diese Art von Softwareprogramm ist, dass es den Geschäftsplan und die damit verbundenen Ressourcenlücken visuell darstellen kann.