Eine Firmenkreditkarte kann auf verschiedene Weise definiert werden. Es kann sich um eine Karte handeln, die allen Mitgliedern des Unternehmens, insbesondere kleinen Unternehmen, zur Verfügung steht. Diese Karten können als Hauptmittel für den täglichen Einkauf verwendet werden. Alternativ kann ein Unternehmen für einige Mitarbeiter eine Kreditkarte ausstellen, insbesondere für diejenigen, die geschäftlich reisen und die vom Unternehmen gedeckten Ausgaben auf dem Weg bezahlen müssen.
Das Unternehmen ist für die Zahlung der Rechnungen für beide Arten von Firmenkreditkarten verantwortlich, sofern diese ausschließlich für genehmigte Geschäftsausgaben verwendet werden. Dies kann zu einigen Problemen führen und die Leute müssen darauf achten, sorgfältig Quittungen und Aufzeichnungen zu führen, wenn sie die Karten verwenden. Ein Mitarbeiter kann für Gebühren verantwortlich sein, die keine wirklichen Geschäftsausgaben sind, und der Kauf von Dingen auf der Karte, die wirklich nicht geschäftsbezogen sind, kann in einigen Fällen ein Grund für die Kündigung sein.
Es stimmt, dass einige Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte missbrauchen, aber mit Fortschritten bei detaillierten Abrechnungen dürfte dies schnell entdeckt werden. Manchmal kommt es zu versehentlichem Missbrauch. Wenn die Leute es gewohnt sind, Dinge mit Karten zu bezahlen, ist es sehr einfach, Dinge mit der falschen Karte zu bezahlen. Stellt ein Mitarbeiter einen versehentlichen Einkauf mit der Firmenkreditkarte fest, sollte er den Arbeitgeber unverzüglich informieren und bereit sein, das Unternehmen umgehend zu entschädigen.
Ein komplizierteres Problem entsteht, wenn Mitarbeiter Dinge kaufen, die legitime Geschäftsausgaben sind, während sie gleichzeitig Dinge für den persönlichen Gebrauch kaufen. Auch hier ist eine detaillierte Aufbewahrung der Belege der Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Unternehmen keine Dinge kauft, die nicht mit seinem Geschäft zusammenhängen. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, bei einem Kauf, der geschäftliche und persönliche Ausgaben beinhaltet, nach separaten Transaktionen zu fragen und dann die Kreditkarte des Unternehmens und eine persönliche Karte zu verwenden, um diese Transaktionen zu bezahlen.
Manchmal fragen sich Personen, die eine auf ihren Namen ausgestellte Firmenkreditkarte haben, ob sie die mit der Karte angebotenen Vergünstigungen wie Vielfliegermeilen nutzen können. Die Entscheidung, dem Arbeitnehmer die Verwendung von Vergünstigungen oder Geschenkpunkten zu gestatten, muss dem Arbeitgeber überlassen werden. Wenn dies unklar ist, sollten sich Arbeitnehmer bei ihrem Arbeitgeber erkundigen, bevor sie irgendwelche Vergünstigungen in Anspruch nehmen. Das Unternehmen möchte diese möglicherweise ansammeln, um Mitarbeitern Geschenke zu machen oder Geld für Flugreisen zu sparen.
Eine Möglichkeit, die Verwendung einer Firmenkreditkarte zu vermeiden, besteht darin, eine Erstattungsmethode für von Mitarbeitern getätigte Geschäftsausgaben zu schaffen. Dies beinhaltet auch, dass Mitarbeiter Quittungen einreichen, aber es gibt Unternehmen weniger Möglichkeiten, Gebühren zu untersuchen. Viele finden, dass eine Firmenkreditkarte mehr Komfort bietet als die Quittungs-/Erstattungsmethode. Ein weiterer Vorteil von Kreditkarten gegenüber der Quittungs-/Erstattungsmethode besteht darin, dass Mitarbeiter mit wenig verfügbarem Bargeld oder Guthaben nicht in eine peinliche Situation geraten, in der sie legitime Geschäftsausgaben nicht decken können.