Der Bereich der Hospitality-Beschaffung ist eine Teilmenge des breiteren Bereichs der Beschaffung oder des Einkaufs. Die Beschaffung im Gastgewerbe konzentriert sich ausschließlich auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen für die Hotel-, Restaurant- und Resortbranche. Diese Branche hat sehr spezifische Anforderungen, die in keiner anderen Branche Standard sind. Es gibt vier Hauptaspekte bei der Beschaffung von Gaststätten: Beschaffung, Vertragsverhandlungen, Zahlungsbedingungen und End-of-Life-Management. Obwohl diese Begriffe allgemein für alle Beschaffungen gelten, haben sie in diesem Sektor eine spezifische Bedeutung.
Die Materialbeschaffung umfasst die Identifizierung geeigneter Lieferanten, die Erstellung von Ausschreibungen oder Angeboten sowie die Besichtigung verschiedener Produktionsstätten. Im Gastgewerbe müssen die für Möbel und Geräte verwendeten Materialien sehr langlebig und für die Nutzung durch ein breites Spektrum von Menschen konzipiert sein. Qualität ist bei allen Produkten ein Thema, aber das Hauptaugenmerk bei der Beschaffung im Gastgewerbe liegt auf Langlebigkeit und Ersatz. Ein Hotel kann beispielsweise Hunderte von Stühlen für die Hauptlobby kaufen. Diese Designs müssen für den Standort einzigartig sein, können aber vor Ort leicht repariert werden.
Der Trend zu umweltfreundlichen Lösungen stellt die Beschaffung im Gastgewerbe vor eine einzigartige Herausforderung. Diese Branche erfordert eine hohe Umschlagshäufigkeit für Einrichtungsgegenstände, Möbel, Geräte und Verbrauchsmaterialien. Neben dem Problem der Haltbarkeit haben Produkte, die in Massenproduktionsanlagen hergestellt werden, in der Regel hohe Auswirkungen auf die Umwelt, da nicht erneuerbare Ressourcen weit verbreitet sind. Obwohl viele Firmen den Kundenwünschen nach umweltfreundlichem Service durch die Reduzierung von Wäsche- und anderen Dienstleistungen gerecht werden, bleibt der tatsächliche Materialeinsatz eine Herausforderung.
Bei einer Vertragsverhandlung im Bereich Hospitality-Einkauf stehen langfristige Verträge für verschiedene Markenstandorte im Vordergrund. Eine typische Hotelkette hat beispielsweise vier bis fünf verschiedene Marken, die alle ein einzigartiges Erscheinungsbild haben müssen. Die Verträge werden von der Kette ausgehandelt, erfordern jedoch möglicherweise den Einsatz lokaler Lieferanten oder mehrere einzigartige Layouts oder Farb- und Designschemata, um die unterschiedlichen Anforderungen zu erfüllen.
Zahlungsbedingungen sind aufgrund der in dieser Branche üblichen Cashflow-Probleme ein kritischer Aspekt bei der Beschaffung von Gastgewerbe. In der Regel sind die Bedingungen recht großzügig, wobei die Zahlung 90 bis 120 Tage nach Erhalt ausgehandelt wird. In letzter Zeit gibt es einen Trend zu prozentualen Zahlungsbedingungen für den Vertragsabschluss, was zu einer besseren Zahlungsbilanz für die Lieferanten führt und es dem Gastgewerbeunternehmen ermöglicht, das Projekt und den Zeitplan zu verwalten.
Das End-of-Life-Management ist eine ständige Herausforderung in der Hotellerie. Geräte werden im Allgemeinen innerhalb von zwei bis drei Jahren ersetzt und können in höherwertigen Einrichtungen kürzer sein. Die Notwendigkeit, das Aussehen ständig aufzufrischen, führt zu einer Reihe von Produkten mit einer verbleibenden Nutzungsdauer nach dem Austausch. Infolgedessen haben viele Unternehmen einen Entfernungs- und Erstattungsprozess in die Beschaffungsverträge für Gastgewerbe integriert. Dem Lieferanten steht es dann frei, die Geräte abzuholen, aufzubereiten und dann wieder an andere Firmen oder direkt an den Verbraucher zu verkaufen.