Eine formelle Organisation ist eine Gruppe, in der die Aktivitäten der Mitglieder koordiniert und kontrolliert werden. An solchen Gruppen sind mindestens zwei Personen beteiligt, es gibt jedoch keine Obergrenze. Solche Organisationen beinhalten gängige Praktiken und Systeme. Sie sind komplizierte Netzwerke. Unternehmen sind ein gutes Beispiel für formelle Organisationen, aber auch Wohltätigkeitsorganisationen, Regierungsabteilungen und Nichtregierungsorganisationen sind formelle Organisationen.
Sie unterscheiden sich in ihrer Struktur von informellen Organisationen. Informelle Organisationen sind flüssiger und entwickeln sich natürlicher, während formelle Organisationen starrer sind. Mitglieder informeller Organisationen werden durch gemeinsame Ziele, Überzeugungen oder Bedürfnisse zusammengebracht. Alle formellen Organisationen enthalten in gewissem Maße informelle Elemente wie soziale Gruppen und die persönlichen Wünsche und Ambitionen ihrer Mitglieder.
Der Zweck einer formellen Organisation besteht darin, ihr Überleben zu sichern. Durch die Organisation des Unternehmens erwarten Führungskräfte oder Eigentümer, dass das Unternehmen oder die Gruppe ihre Ziele und Ziele erreicht. Dadurch hoffen sie, dass die Organisation ein Erfolg wird. Auf einer niedrigeren Ebene ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Platz zu kennen, eine Arbeitsteilung vorzunehmen und Aktivitäten innerhalb der Organisation zu koordinieren.
Strukturen innerhalb einer formalen Organisation neigen dazu, willkürlich zu sein. Dies bedeutet, dass das obere Management des Unternehmens festgelegt hat, wie die Struktur aussehen wird. Form und Mechanismen des Unternehmens hängen von der Unternehmensentwicklung und der Führungsphilosophie ab. Einige Unternehmen entwickeln sich natürlich mit ihrem Wachstum, während andere von Anfang an geplant sind. Geplante Unternehmen haben tendenziell bessere Strukturen als solche, die sich entwickeln.
Der Hauptvorteil einer formalisierten Struktur ist die Sicherheit, die sie den Mitarbeitern und dem Management bietet. Jeder innerhalb der Organisation kennt seinen Platz, seine Rolle und wem er Bericht erstatten muss. Die Organisation erstellt eine Befehlskette für das obere Management und teilt das Unternehmen dann in Abteilungen auf. Diese Abteilungen wiederum haben ihre eigenen Befehlsketten.
Formale Regeln und Vorschriften schützen subjektive Interessen. Erstens richten sie die Organisation an nationalen und lokalen Regeln und Vorschriften aus. Anschließend legen sie den Verhaltenskodex und die formalen Erwartungen eines Unternehmens fest. Sie definieren Vorgehensweisen für alle denkbaren Elemente der Unternehmenspraxis. Sie legen auch die Konsequenzen fest, wenn Verfahren nicht befolgt werden.
Die formale Organisationsstruktur definiert auch das interne Kommunikationssystem des Unternehmens. Dies regelt, wie jede Ebene der Organisation mit der oberen und der unteren interagiert. Sie sind so konzipiert, dass Informationen in der Befehlskette des Unternehmens sowohl nach oben als auch nach unten fließen können. Unternehmen erlauben oft spezielle Kommunikationskanäle, um das obere Management direkt mit den unteren Sprossen des Unternehmens zu verbinden.
Diese Art von Organisation versucht auch, sich selbst zu regulieren. Die als Aufsicht bekannte Organisation legt fest, wie Mitglieder und Aktivitäten untersucht und analysiert werden, um die Leistung zu verbessern. Dazu gehören Geschäftspraktiken wie Überwachung, Schulung und Risikomanagement.