Umgebungsscannen ist eine Datenerfassungspraxis. Es zielt darauf ab, Informationen über eine Umgebung wie ein Büro oder eine Institution zu sammeln, die für die Planung, Entwicklung und laufende Überwachung durch Manager und Vorgesetzte verwendet werden können. Sobald die Daten mit dem Scannen gesammelt wurden, können sie verarbeitet und analysiert werden, um eine Kurzbeschreibung zu erstellen, die bei der Entscheidungsfindung verwendet werden kann.
Einige Umgebungsscans werden nach Bedarf auf Ad-hoc-Basis durchgeführt. Dieses Scannen wird als Reaktion auf ein bestimmtes Problem oder Anliegen durchgeführt, z. B. die Notwendigkeit, eine neue Produkteinführung zu planen. Regelmäßige Scans werden regelmäßig durchgeführt; ein Beispiel könnte eine jährliche Überprüfung einer Arbeitsumgebung sein, die mit Umfragen, Beobachtungen und anderen Studienmethoden durchgeführt wird. Beim Continuous Scanning wird eine Umgebung ständig gescannt und analysiert. Ein kontinuierlicher Prozess ist zwar zeit- und kostenaufwändig, ermöglicht jedoch eine schnelle Anpassung an sich ändernde Situationen.
Ein Grund für den Einsatz von Umgebungsscans ist die Vorbereitung auf eine größere Änderung wie eine neue Einrichtung, eine große Änderung der Richtlinien oder eine Produkteinführung. Das Scannen und Sammeln von Daten vor dem Eintritt in die Planungsphase ist ein nützliches Werkzeug, um Schwächen, Chancen, Bedrohungen und Stärken zu identifizieren. Auf diesen kann in der Planungsphase aufgebaut werden, um einen starken und effektiven Plan zu erstellen, um Probleme anzugehen, die während des Umgebungsscans identifiziert wurden. Wenn Sie keine Informationen sammeln, bevor Sie mit den Plänen beginnen, kann dies zu kostspieligen Fehlern und verpassten Gelegenheiten führen.
Unternehmen, die Umgebungsscans verwenden, können schnell handeln, wenn sie ein Problem oder eine Chance erkennen. Dazu gehört alles, von einer Produktfreigabe eines Konkurrenten, die den Marktanteil eines Unternehmens gefährden könnte, bis hin zu Sicherheitsproblemen in einem Büro. Die bei der Umweltprüfung gesammelten Daten können verarbeitet werden, um einen organisierten Bericht zu erstellen, der Managern und anderen leitenden Angestellten des Unternehmens, die interessiert sein könnten, Informationen zur Verfügung stellt. Die effektive Weitergabe der Informationen ist ein wichtiger Bestandteil dieser Praxis, da Daten nutzlos sind, wenn sie nie in die richtigen Hände gelangen.
Für das Umgebungsscannen können zahlreiche Tools verwendet werden. Dazu gehören die Befragung von Mitarbeitern, um Informationen über die Arbeitsbedingungen zu erhalten, einen Arbeitsplatz in einem größeren sozialen und wirtschaftlichen Kontext zu betrachten und die Unternehmenskommunikation auszuwerten, um festzustellen, welche Arten von Botschaften das Unternehmen an die Öffentlichkeit sendet. Zur objektiven Bewertung kann ein Dritter hinzugezogen werden, oder ein Unternehmen kann intern scannen. Die Verwendung von Insidern kann manchmal dazu führen, dass man mehr Informationen erhält, da Insider wissen, wo sie suchen müssen, aber ihre Voreingenommenheit kann sich auch auf das Ergebnis des Scans auswirken.