Einer der Bankdienste, die Unternehmen jeder Größe nützlich finden können, ist ein Schließfachdienst. Im Wesentlichen ist ein Schließfach einfach ein Postfach, das Ihre Bank für Ihr Unternehmen einrichtet und das die Bank kontrolliert. Sie erhalten eine Überweisungsadresse, die es Ihren Kunden ermöglicht, Zahlungen für alle von Ihrer Organisation ausgestellten Rechnungen direkt an das Schließfach zu senden. Im Gegenzug wird Ihre Bank die gesamte Korrespondenz öffnen, die Schecks auf Ihre Konten einzahlen und Ihnen einen elektronischen Zugang zur Verfügung stellen, mit dem Sie die täglichen Aktivitäten einsehen können. Kurz gesagt, Ihre Bank wird zum Mittel, mit dem Sie Forderungen einziehen und auf Ihr Betriebs-, Lohn- oder sonstiges Geschäftskonto einzahlen.
Die Sicherung eines Schließfachs für Ihr Unternehmen hat mehrere Vorteile. Einer der wichtigsten ist die Sicherheit. Im Allgemeinen werden Schließfächer über die üblichen Sicherheitsmaßnahmen eines Postfachs hinaus geschützt. Wenn eine Zahlung Ihr Schließfach erreicht, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie in die falschen Hände gerät, gleich null. Dies kann sowohl Ihnen als auch Ihrem Kundenstamm ein Gefühl von Komfort geben.
Zweitens kann Ihnen das Lockbox-Verfahren die Buchung von Zahlungen in Ihrem Buchhaltungssystem erheblich erleichtern. Viele Banken sind in der Lage, Details zu den eingezahlten Zahlungen bereitzustellen, einschließlich Bilder der Schecks und anderer Dokumente, die mit dem Scheck geliefert werden. Oft kann ein täglicher Belegstapel als PDF heruntergeladen und zur manuellen Eingabe in Ihr System verwendet werden. Diese Methode erspart Ihrem Buchhaltungsteam das Öffnen der Post und das Aussortieren der Schecks vor der Eingabe der Daten. Außerdem entfällt die Vorbereitung einer Bankeinlage.
Je nach Art der von Ihnen verwendeten Buchhaltungssoftware können Sie jedoch möglicherweise noch mehr Zeit sparen. Viele Banken können einen abgegrenzten Bericht bereitstellen, der direkt in einige Buchhaltungssoftwaresysteme importiert werden kann. Wenn Sie das Glück haben, über eine kompatible Software zu verfügen, kann das Verbuchen von Zahlungen einige Augenblicke dauern, selbst wenn die Liste der Zahlungen in die Hunderte geht.
Ein dritter Vorteil des Lockbox-Systems besteht darin, dass Sie eine Sicherungshistorie Ihrer Forderungen haben. Sollte etwas Wichtiges mit Ihrem Software-Buchhaltungssystem passieren und Sie einen Teil oder alle Daten verlieren, können Ihnen Verlaufsberichte zu Lockbox-Aktivitäten helfen, den Prozess der Wiederherstellung zu beginnen. So können Sie Ihre Kundenkonten schnell auf den neuesten Stand bringen und Ihre Einnahmen- und Ausgabenrechnung Monat für Monat neu aufbauen.
Ein Schließfach erfüllt zwar keine Funktionen, die Ihr Buchhaltungsteam nicht für Sie erledigen könnte, aber die Vorteile der Zeitersparnis, der Backup-Informationsquelle und der verbesserten Sicherheit machen ein Schließfach-System zu einer sehr attraktiven Option. Erkundigen Sie sich noch heute bei Ihrer Bank und sehen Sie, was sie in Bezug auf ein Lockbox-Programm zu bieten hat.