Eine ordentliche Hauptversammlung (Hauptversammlung) ist eine einmal im Jahr abgehaltene Versammlung, um wichtige Geschäftsangelegenheiten der Gesellschaft gemäß der Tagesordnung der Versammlung abzuschließen. Viele Unternehmen sind per Gesetz und ihrer eigenen Satzung oder Satzung verpflichtet, die Versammlung durchzuführen. Einzelheiten zur Durchführung der Versammlung sind in der Regel in der Satzung der Gesellschaft festgelegt.
Der erste Tagesordnungspunkt der Hauptversammlung erfordert typischerweise, dass der Vorstand über die Fortschritte des Unternehmens im vergangenen Jahr und seine Aussichten für die Zukunft berichtet. Andere Standard-Tagesordnungspunkte beinhalten eine Aktionärsabstimmung zur Genehmigung des Jahresabschlusses und des Jahresberichts der Gesellschaft, zur Genehmigung der den Aktionären vom Verwaltungsrat empfohlenen Schlussdividende und zur Wahl neuer Direktoren für alle seit der letzten Hauptversammlung frei gewordenen Vorstandspositionen . Unterlagen zu diesen Punkten werden den Aktionären vor der Hauptversammlung zusammen mit der Tagesordnung zugestellt.
Die Tagesordnung kann alle vom Vorsitzenden genehmigten Angelegenheiten enthalten, auch solche, die von einzelnen Aktionären schriftlich beantragt werden. Die Hauptinteraktion auf der Versammlung findet zwischen dem Verwaltungsrat und den Aktionären statt. Formal ist die Hauptversammlung ein Forum, in dem der Verwaltungsrat unter anderem die Zustimmung der Aktionäre zu den Tagesordnungspunkten einholt.
Die Teilnahme an der Hauptversammlung ist auf den Vorstand und die Aktionäre sowie weitere Personen beschränkt, die der Vorsitzende zur Versammlung einladen kann. Das Management nimmt nur auf Einladung des Vorsitzenden an der Sitzung teil, in der Regel werden jedoch ausgewählte Mitglieder des oberen Managements der Gesellschaft eingeladen. Es ist üblich, dass der Präsident und der Finanzvorstand des Unternehmens sowie ausgewählte Unternehmensberater, Anlageanalysten und die Finanzpresse zu der Sitzung eingeladen werden. Die Versammlung ist in der Regel für die Öffentlichkeit geschlossen.
Der Vorsitzende der Gesellschaft leitet die Jahreshauptversammlung, an der alle anderen Direktoren teilnehmen. Der Gesellschaftssekretär nimmt auch an der Hauptversammlung teil und macht sich schriftliche Notizen, aus denen die Hauptverhandlungen und Beschlüsse in Form von Protokollen festgehalten werden. Das Protokoll wird anschließend an die Aktionäre zur Genehmigung als offizielles Protokoll der Versammlung verteilt.
Ein wichtiger Bestandteil der Hauptversammlung ist die Fragestunde. Dies ermöglicht es einzelnen Aktionären, den Vorstand direkt zu befragen. Fragen werden an den Vorsitzenden gerichtet, der wiederum andere um Beantwortung bitten kann.
Die Jahreshauptversammlung kann nur durchgeführt werden, wenn eine angemessene Vertretung der Aktionäre gemäß dem in der Satzung der Gesellschaft festgelegten Quorum vorliegt. Das Quorum wird in der Regel durch eine Mindestanzahl von Aktionären sowie eine Mindestanzahl von Aktionären festgelegt, die bei der Versammlung entweder persönlich oder durch einen Bevollmächtigten vertreten sein müssen.