Ein Notfallkauf ist ein Kauf, der getätigt werden muss, um das Risiko des Verlusts von Leben oder Eigentum im Zusammenhang mit einem unerwarteten Ereignis zu verringern. In Notsituationen können die normalen Einkaufsregeln ausgesetzt werden, um den Menschen den Zugang zu Waren oder Dienstleistungen zu ermöglichen, die sie zur sofortigen Linderung des Notfalls benötigen. In der Regel müssen sie zur Unterstützung des Kaufs Unterlagen mit spezifischen Informationen über die Situation, den Bedarf und den Lieferanten einreichen, der letztendlich die erforderlichen Materialien geliefert hat. Die Überprüfung kann später ergeben, dass die Situation nicht für eine Sonderbehandlung geeignet ist.
Unter herkömmlichen Umständen werden Käufe in ein Budget strukturiert. Bei größeren Käufen müssen Vergleichskäufe oder Aufforderungen zur Abgabe von Geboten durchgeführt werden. Ein College zum Beispiel bittet mehrere Sanitärunternehmen um Angebote, um festzustellen, welches seinen Anforderungen am besten gerecht wird, und vergibt einen Auftrag an das beste Unternehmen. Wenn ein Sanitärnotfall eintritt, wie ein plötzlicher Stillstand, der ein Gebäude zu überfluten oder Abfall auf dem Campus zu verursachen droht, kann das College diesen Prozess mit einem Notfallkauf umgehen, um das Problem zu beheben.
Der Kauf muss unmittelbar zu einer schnellen Lösung eines Notfalls beitragen. Die Beauftragung eines Klempners zur Behebung einer Störung ist beispielsweise zulässig, während die Bezahlung einer Teppichreinigungsfirma nicht als Notfall angesehen werden kann. Anfragen zu Notkäufen können abgelehnt werden, wenn das Problem vermeidbar oder vorhersehbar war. Eine IT-Abteilung zum Beispiel sollte Pläne haben, veraltete Geräte zu ersetzen, zusammen mit Backups für Notfallausfälle. Wenn dies nicht der Fall ist und das Netzwerk bedroht ist, wurde der Notfall durch Fahrlässigkeit verursacht und kann möglicherweise nicht für einen Notfallkauf qualifiziert werden.
In der Regel werden sorgfältige Protokolle erstellt, um Notkäufe zu definieren und zu überwachen. Ziel ist es, Situationen zu vermeiden, in denen Menschen diese Methode des letzten Ausweges nutzen, um Grundbedürfnisse zu befriedigen. Ein Notfallkauf kann teurer sein, insbesondere wenn er mit einer Katastrophe zusammenhängt, die den unmittelbaren Bedarf der Organisation übersteigt. Bei einem Hurrikan können Generatoren beispielsweise extrem teuer werden, und Unternehmen, die sie kaufen müssen, um die Dienste am Laufen zu halten, werden mehr ausgeben, als wenn sie einen Generator im Voraus kaufen würden, um sich auf Notfälle vorzubereiten.
Für einen Notkauf können spezielle Autorisierungsformulare verwendet werden. Das Formular erläutert die Art der Situation, definiert den Notfall und begründet die Notwendigkeit der Kosten. Ein Vorgesetzter oder Abteilungsleiter muss das Formular möglicherweise unterschreiben, um anzuzeigen, dass es überprüft und genehmigt wurde. Buchhalter mit Bedenken können eine Prüfung beantragen und Aktivitäten wie eine bessere Notfallplanung für die Zukunft empfehlen, um zu verhindern, dass sich solche Situationen wiederholen.