Das Verfassen eines Inkassoschreibens beinhaltet die Vorbereitung eines Geschäftsbriefs, der seinen Zweck eindeutig benennt und die Gesetze Ihrer Gerichtsbarkeit für Inkassopraktiken einhält. In der Regel müssen Sie Informationen über die Forderung, die Sie eintreiben möchten, und den fälligen Betrag angeben. In einigen Ländern müssen Sie möglicherweise auch eine Sprache angeben, die dem Schuldner 30 Tage Zeit gibt, die Gültigkeit der Forderung anzufechten und einem Standard-Inkassoschreiben zu folgen. Während Schuldeneintreiber hart sein können, haben die meisten Gerichtsbarkeiten Gesetze gegen den Einsatz von Lügen, Drohungen und Panikmache beim Eintreiben von Schulden. In der Tat können Sie gut daran tun, mit einer sanfteren Herangehensweise an das Eintreiben einer Forderung zu beginnen und sich allmählich zu festeren Zahlungsaufforderungen zu entwickeln.
Wenn Sie einen Inkassobrief schreiben müssen, kann Ihr erster Schritt darin bestehen, sich mit den Inkassogesetzen in Ihrer Nähe vertraut zu machen. Möglicherweise müssen Sie einen Brief in einem bestimmten Format schreiben oder bestimmte Arten von Erklärungen in gerichtlichen Inkassoverfahren vermeiden. An manchen Orten müssen Sie möglicherweise angeben, dass der Brief zum Eintreiben einer Forderung dient, oder Sie müssen sich ausdrücklich als Inkassounternehmen ausweisen. Ebenso können Sie verpflichtet sein, den Empfänger des Schreibens darüber zu informieren, dass Sie alle Informationen, die Sie beim Einzug der Forderung erhalten, verwenden werden.
Normalerweise müssen Sie ein Inkassoschreiben datieren, und in einigen Gerichtsbarkeiten müssen Sie möglicherweise angeben, dass der Empfänger 30 Tage Zeit hat, um die Gültigkeit der Forderung anzufechten. Möglicherweise müssen Sie auch Ihre Geschäftsadresse sowie Kontaktinformationen angeben. Wenn die Adresse, an die Sie Zahlungen erhalten möchten, von der physischen Adresse Ihres Unternehmens abweicht, müssen Sie möglicherweise auch die physische Adresse angeben.
Der Text Ihres Inkassoschreibens sollte klar und leicht verständlich sein. Normalerweise müssen Sie die Forderung, die Sie eintreiben möchten, und den fälligen Betrag angeben. Wenn Sie eine Forderung für ein anderes Unternehmen eintreiben, müssen Sie möglicherweise auch dieses Unternehmen identifizieren. Ein Betreibungsschreiben darf nur wahrheitsgemäße Angaben enthalten. An den meisten Orten gibt es Gesetze, die den Einsatz von Lügen zum Eintreiben von Schulden verbieten, und das gleiche gilt für Drohungen und Einschüchterungstaktiken.
Oftmals dient ein erstes Inkassoschreiben als sanfte Erinnerung daran, dass Geld geschuldet ist. In einigen Fällen kann ein Schuldner vergessen, eine Rechnung zu bezahlen, oder vorübergehende finanzielle Schwierigkeiten haben. In einem solchen Fall kann der freundlichere Beginn eines schriftlichen Inkassoverfahrens ihn zu einer schnelleren Zahlung ermutigen. Wenn dies nicht funktioniert, müssen Sie möglicherweise Briefe mit einem zunehmend festeren Ton senden.