Ledger Cards sind Buchhaltungstools, die von Unternehmen verwendet werden, um Transaktionen aufzuzeichnen und Finanzpapiere zu verwalten. Sie sind dem Standard-Ledger-Papier ähnlich, unterscheiden sich jedoch in bestimmten Punkten. Die Ähnlichkeiten ergeben sich aus der Verwendung von Spalten, Zeilen und Rastern auf Ledger-Karten, in die ein Buchhalter Finanzdaten schreiben kann. Zu den Unterschieden zählen die Möglichkeit, diese Karten auf Ringen zu platzieren und die Verwendung von Kartenmaterial, auf dem die Karten gedruckt sind. Diese Karten haben unterschiedliche Formate, Farben und Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verwendung in einem Abrechnungssystem.
Im Allgemeinen müssen auf jede Hauptbuchkarte die gleichen Informationen geschrieben werden, bevor sie im Buchhaltungssystem eines Unternehmens verwendet wird. Zum Beispiel muss ein Buchhalter oben eine Beschreibung oder einen Verwendungszweck zusammen mit einem Datum schreiben, das dem Transaktionsereignis entspricht. Jede Zeile stellt eine Zeile dar, in die der Buchhalter Kontonummern, Kontobeschreibungen und Dollarbeträge für die Transaktion schreiben muss. Mit mehreren Zeilen auf Hauptbuchkarten ist ausreichend Platz, um das Transaktionsereignis genau zu beschreiben und Krippennotizen zu machen. Auf der Karte werden dann die Informationen im Buchhaltungssystem des Unternehmens erfasst.
Obwohl die meisten Hauptbuchkarten das gleiche Format haben, können diese Karten in verschiedenen Farben in Bürobedarfsgeschäften erhältlich sein. Zu den üblichen Farben gehören Grün, Gelb und Manila, obwohl andere in bestimmten Bürobedarfsgeschäften erhältlich sein können. In den meisten Fällen gibt es keinen wirklich signifikanten Unterschied zwischen den Farben der Hauptbuchkarten, obwohl ein Unternehmen sie möglicherweise anders verwenden kann. Beispielsweise kann ein großes Unternehmen je nach Bedarf eine andere Farbe für verschiedene Abteilungen oder verschiedene Transaktionen verwenden. Dies ermöglicht dem Buchhaltungssystem eine natürliche Trennung für die Verwendung von Informationen zwischen den vielen Arten von Transaktionen oder Abteilungen.
Die Verwendung von Ledger Cards als Teil eines Buchhaltungssystems kann erforderlich sein, da sie in der Regel haltbarer sind als Standard-Ledger-Papier. In einigen Fällen können die Karten in den raueren Betriebsabteilungen eines Unternehmens vorhanden sein, wie z. B. in der Produktion, im Bauwesen oder in anderen Nichtbüroumgebungen. Hier füllen Nichtbuchhalter einige grundlegende Informationen aus – wie Mengen, Kosten und Verwendung von Waren – und Buchhalter füllen die restlichen Daten aus. Die Verwendung und Aufbewahrung dieser Karten ermöglicht es Unternehmen, für diese raueren Umgebungen haltbarere Papiere zu haben. Die Aufbewahrung dieser Karten ist aus steuerlichen und geschäftlichen Gründen erforderlich, und diese Karten sind in der Regel sehr langlebig.