Ein Ausgabeaufwand ist der Geldbetrag, den eine Person oder ein Unternehmen für ein bestimmtes Projekt ausgibt. Die Gesamtkosten setzen sich aus den Anschaffungskosten und den Opportunitätskosten zusammen. Erstere beschreibt verschiedene Arten von direkten Ausgaben, während letztere indirekte finanzielle Verluste darstellen, die einer Person oder einem Unternehmen durch die Aufnahme eines bestimmten Projekts entstehen können.
In vielen Fällen handelt es sich bei den Auslagenkosten um eine Vorabausgabe, die zu Beginn eines Projekts anfällt. Wenn jemand den Kauf eines neuen Eigenheims finanziert, verlangt der Kreditgeber in der Regel vom Eigenheimkäufer, dass er zum Zeitpunkt des Kaufs eine als Anzahlung bezeichnete Hauptzahlung leistet. Diese Zahlung ist ein Beispiel für Vorabkosten. Wenn Bareinsparungen für einen Kauf verwendet werden, verlangen die Buchführungsgesetze in vielen Ländern, dass der Käufer die Transaktion als Kapitalausgabe erfasst.
Abgesehen von Vorauszahlungen können Auslagenkosten in den Buchhaltungsbüchern erfasst werden, auch wenn diese Auslagen noch nicht angefallen sind. Wenn ein Kauf finanziert wird, sind die laufenden Kapital- und Zinszahlungen, die der Käufer an den Kreditgeber zahlt, ein Beispiel für Auslagenkosten. Abhängig von den regionalen Rechnungslegungsgesetzen muss ein Kreditnehmer möglicherweise erwartete Finanzierungskosten als Verbindlichkeiten in einem Hauptbuch ausweisen, auch wenn diese Kosten auf mehrere Jahre aufgeteilt werden sollen.
Neben den Anschaffungskosten können die Auslagen auch Reparatur- und Wartungskosten umfassen. Wenn ein Unternehmen ein Fotokopiergerät kauft, decken die Vorabausgaben die Kosten für den Kauf des Geräts, aber das Gerät funktioniert möglicherweise nicht ordnungsgemäß, es sei denn, das Unternehmen beauftragt einen Auftragnehmer mit der Wartung des Geräts. Das Honorar des Auftragnehmers und die Ersatzteile sind Aufwandskosten, die durch den Erwerb der Maschine durch die Firma entstehen. Darüber hinaus funktioniert ein Fotokopierer ohne Tinte und Papier nicht, was bedeutet, dass die Kosten für den Kauf dieser Materialien ein weiteres Beispiel für Ausgaben sind.
Aufwendungen, die nicht als Aufwandskosten klassifiziert werden können, werden in der Regel als Opportunitätskosten erfasst. Wenn ein Geschäftsinhaber beschließt, einen Fotokopierer zu kaufen, damit Unternehmensmitteilungen ausgedruckt und an die Mitarbeiter weitergegeben werden können, sind dem Geschäftsinhaber neben den offensichtlichen Anschaffungskosten möglicherweise auch Opportunitätskosten entstanden. Hätte sich der Geschäftsinhaber für den Kauf einer E-Mail-Software entschieden, damit Mitteilungen elektronisch statt auf Papier gedruckt werden könnten, hätte das Unternehmen die langfristigen Kosten für den Kauf von Papier und Tinte vermieden. Daher sind die Anschaffungskosten greifbare Ausgaben, während die Betriebskosten in der Regel mit verlorenen Möglichkeiten zur Erzielung von Einnahmen oder zur Kostensenkung verbunden sind.