Menschen erhalten oft widersprüchliche Informationen darüber, wie lange sie einen stornierten Scheck aufbewahren sollten. In einigen Fällen können für Einzelpersonen und Unternehmen unterschiedliche Regeln gelten, aber im Allgemeinen können die meisten Papierschecks entsorgt werden, sobald sie mit Ihrem monatlichen Kontoauszug abgeglichen wurden. Es gibt mehrere Ausnahmen, von denen die meisten mit der Führung genauer Aufzeichnungen für Steuerzwecke zu tun haben. Abhängig von der Art der Ausgabe müssen einige stornierte Schecks nur ein Jahr aufbewahrt werden, während andere mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden sollten.
Ein von Ihnen ausgestellter Scheck gilt als storniert, wenn das Geld von Ihrem Bankkonto abgebucht wurde. Der eigentliche Scheck wird in der Regel abgestempelt oder anderweitig als storniert gekennzeichnet und in einigen Fällen an Sie zurückgesendet. Andernfalls erhalten Sie möglicherweise eine Fotokopie oder haben online Zugriff auf die Informationen – diese Praxis der Bank wird normalerweise als Scheckeinbehalt, Kürzung oder Verwahrung bezeichnet. Möglicherweise müssen Sie überhaupt keine Papierauszüge oder Schecks aufbewahren, wenn Sie online darauf zugreifen oder Kopien von der Bank anfordern. Viele Leute stellen fest, dass diese Praktiken ihnen helfen, ihren Papierkram zu kontrollieren.
Einige potenzielle Situationen, in denen Sie einen stornierten Scheck aufbewahren müssen, können sein, dass er als Kaufbeleg für einen defekten Artikel oder als Zahlungsnachweis für eine Rechnung vorgelegt wird. Noch wichtiger ist, dass einige stornierte Schecks als Teil Ihrer Steuerunterlagen aufbewahrt werden sollten, z. B. für abzugsfähige Ausgaben. Die meisten Finanzexperten empfehlen, den stornierten Scheck mindestens sieben und maximal zehn Jahre aufzubewahren. Für US-Bürger kann dies helfen, ihre Informationen zu schützen und Dokumente bereitzustellen, wenn sie vom Internal Revenue Service (IRS) geprüft werden.
Andere stornierte Schecks, beispielsweise für Routinezahlungen, können in der Regel nach drei Jahren – höchstens – verworfen werden. Einige müssen jedoch möglicherweise gespeichert werden, um beispielsweise Kosten im Zusammenhang mit der Gesundheitsversorgung für Versicherungszwecke zu dokumentieren. Darüber hinaus wird Hausbesitzern oft empfohlen, stornierte Schecks im Zusammenhang mit Heimwerkerarbeiten so lange aufzubewahren, wie sie ihr Eigentum besitzen.
Es gibt einige Nachteile, nur einen stornierten Scheck als Dokumentation zu haben. In einigen Fällen zeigt der Scheck an, wie viel und an wen gezahlt wurde, aber es gibt keine Einzelheiten zu dem, was gekauft wurde. Daher kann es schwierig sein, bestimmte Betriebsausgaben zu rechtfertigen und steuerlich abzuschreiben. Daher kann es hilfreich sein, Quittungen und andere Belege als ergänzende Informationen aufzubewahren. Wenn sie nicht mehr benötigt werden, sollten Schecks und andere Papiere in der Regel vernichtet werden, um Identitätsbetrug zu vermeiden.