Die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments ist der Zeitraum, in dem das Dokument aufbewahrt werden muss, nachdem es nicht mehr verwendet wird, weil es möglicherweise irgendwann in der Zukunft referenziert werden muss. Aufbewahrungsfrist ist ein Begriff, der am häufigsten mit Buchhaltungs- und Steuerdokumenten in Verbindung gebracht wird, obwohl Anwälte in der Regel auch verpflichtet sind, Kundenakten für einen Zeitraum nach Beendigung der Vertretung aufzubewahren. Das vielleicht bemerkenswerteste Beispiel für eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist der Sarbanes-Oxley Act, ein Gesetz zur Betrugsbekämpfung, das 2002 in den Vereinigten Staaten erlassen wurde und das die Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Prüfungen für sieben Jahre vorschreibt. Erforderliche Aufbewahrungsfristen variieren nicht nur von Branche zu Branche, sondern sind auch je nach Rechtsordnung unterschiedlich.
Die Gründe für eine bestimmte Aufbewahrungsfrist hängen von den Regeln der jeweiligen Branche ab, sind aber in der Regel darauf ausgerichtet, die Referenzierung der Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt zu gewährleisten. Der vorgeschriebene Zeitraum sollte den gesamten Zeitraum abdecken, in dem die Möglichkeit der Bezugnahme auf die Dokumente erforderlich sein wird. Die Gründe für die Bezugnahme auf die Dokumente können Steuerprüfungszwecke, strafrechtliche Zwecke oder allgemeine Gründe dafür sein, dass über einen bestimmten Zeitraum wahrscheinlich auf das Dokument verwiesen wird.
In den Vereinigten Staaten zum Beispiel müssen persönliche Einkommensdokumente, die Belege oder andere Nachweise für vorgenommene Abzüge enthalten, in der Regel drei Jahre nach der Einreichung aufbewahrt werden, da dies normalerweise der Zeitraum ist, in dem die persönlichen Steuererklärungen einer Person geprüft werden können. Anwälte müssen alle Mandantenakten in der Regel sechs oder sieben Jahre nach Beendigung der Vertretung in gutem Zustand aufbewahren. Dies liegt daran, dass dies die maximale Verjährungsfrist – die Zeitdauer nach einem Ereignis, für die jemand eine Klage aus diesem Ereignis einreichen kann – für fast alle möglichen Klagen. Die Gründungsunterlagen eines Unternehmens haben eine unbegrenzte Aufbewahrungsfrist, da sie für die Dauer des Betriebs des Unternehmens erforderlich sind.
Die US-Gesetzgebung erließ den Sarbanes-Oxley Act von 2002 als Reaktion auf mehrere Fälle von Wertpapierbetrug bei Unternehmen, die Anlegern ernsthaften Schaden zufügten. Sarbanes-Oxley hat mehrere behördliche Verfahren eingeführt, die Unternehmen befolgen müssen, um Anleger vor Betrug durch diejenigen zu schützen, die das Unternehmen führen. Eine der bemerkenswertesten Bestimmungen von Sarbanes-Oxley war die Einführung einer Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren für alle abschlussprüfungsrelevanten Unterlagen.