Der Abschluss von Verträgen für die US-Regierung mit der Befugnis, öffentliche Steuergelder im Namen der Regierung zu binden, liegt in der gesetzlich nur an US-Vertragsbeamten übertragenen Befugnis. Ein US-Vertragsoffizier ist entweder der oberste Leiter einer US-Behörde, wie beispielsweise der Direktor der Central Intelligence Agency oder der vom Direktor delegierte Offizier, oder ein delegierter Offizier des Militärs, der normalerweise drei bis vier Schritte vom obersten Kommando entfernt ist. Die für diese Aufgabe erforderliche Ausbildung, Erfahrung und Qualifikation sind in der Regel recht hoch. Die Pflichten eines Auftraggebers werden ausschließlich schriftlich durch eine Ernennungsbescheinigung bevollmächtigt, in der genau angegeben ist, welche Befugnisse in Geldbeträgen delegiert werden. Manchmal arbeitet eine Person in dieser Position im Auftrag der US-Regierung an Stationen im Ausland.
Die Ernennungsurkunde gibt die Schwellenbefugnis an, die der Beamte besitzt, und diese Befugnis basiert auf qualifizierender Ausbildung und Erfahrung. In der Regel sind eine rigorose Ausbildung am Arbeitsplatz und jahrelange zivile oder militärische College-Kurse in bestimmten Finanz-, Betriebswirtschafts- und Ingenieurbereichen erforderlich. Die Erfahrungen, die ein Kandidat aus der Verwaltung von zivilen oder militärischen Verträgen oder dem gewerblichen Einkauf gesammelt hat, werden dann hinterfragt.
Der Vertragsbeauftragte muss über gründliche Kenntnisse der Praktiken und Richtlinien verfügen, die in vielen staatlichen Vorschriften, Verfahren und Richtlinien, die eine strikte Einhaltung der Pflichterfüllung erfordern, gesetzlich festgelegt sind. Eine spezielle Ausbildung in dem Bereich, für den er oder sie einen Vertrag abschließt, ist von Vorteil. Darüber hinaus muss der Kandidat einen persönlichen Ruf für Integrität, Solidität im geschäftlichen Urteilsvermögen und Engagement für die Erfüllung der Mission haben.
Die Aufgaben dieser Position lassen sich grob in drei Phasen unterteilen: Vertragsanbahnung, Übernahme der Verwaltung ausgewählter Verträge und Vertragsabschluss bei Beendigung. Der Auftraggeber muss Aufzeichnungen über Vertragsanbahnungen, unterstützende Entscheidungen, Prüfergebnisse führen und jede Phase eines Kaufs von Waren, Dienstleistungen oder laufenden Bauarbeiten dokumentieren. Das Ziel besteht darin, den bestmöglichen Nutzen für die Steuerzahler der Regierung zu erzielen, indem die Talente und Verhandlungsgeschick der Beamten genutzt werden. Darüber hinaus muss ein Vertragsbediensteter bis zu 40 fortlaufende Kreditstunden pro Jahr absolvieren, die gesetzlich für die Ebene seiner Befugnisse vorgeschrieben sind.
Ein militärischer Vertragsoffizier hat mehr Personen, denen er Bericht erstatten muss, da die Aufsicht über die militärische Hierarchie in mehreren Richtlinien der Streitkräfte zwingend vorgeschrieben ist. Neben den zivilen Fair Acquisitions Regulations der US-Regierung gibt es für die einzelnen Streitkräfte spezielle Verfahrensrichtlinien zur Einhaltung des Defense Acquisition Workforce Improvement Act (DAWIA) von 1990. Darüber hinaus müssen mehrere regelmäßige Evaluierungen bestanden werden, um die Beschaffungshoheit zu behalten.
Wenn ein Vertragsbeamter im Ausland stationiert ist, verlangen das US-Außenministerium und andere Regierungsbehörden weitere internationale Ausbildungsanforderungen. Die Schulung umfasst die Ausbildung, die für die Übernahme von Akquisitionen von ausländischen Unternehmen und die Verwaltung von Sendungen aus den USA an ausländische Stationen erforderlich ist. Die Verwaltung von Bauprojekten, das Einrichten von Installationseinrichtungen und die Unterstützung von Hilfsorganisationen sind nur einige Aufgaben im Ausland. Länder haben auch unterschiedliche Import- und Exportzölle, über die ein Vertragsbeauftragter gründliche Kenntnisse haben muss.