Ein Beileidsschreiben ist eine kurze Nachricht oder Karte, die an jemanden gesendet wird, der einen geliebten Menschen verloren hat, um sein Mitgefühl auszudrücken und sein Beileid auszudrücken. Im Gegensatz dazu ist ein Kondolenz- oder Beileidsschreiben ein längerer Brief, der mehr Details beinhaltet und in der Regel viel persönlicher ist. Beileidsbekundungen werden von Menschen, die den Tod eines geliebten Menschen betrauern, sehr geschätzt, und viele Menschen halten ihre Beileidsbekundungen als Erinnerungsstücke der Unterstützung aus einer schwierigen Zeit fest.
Mehrere Schlüsselkomponenten sind in einem Beileidsschreiben enthalten. Der erste ist der Ausdruck des Beileids, gefolgt von einem kurzen Kommentar zum Verstorbenen, wie zum Beispiel „Ich habe immer gerne mit ihr Bridge gespielt“ oder „Ich war beeindruckt von der Freundlichkeit Ihres Vaters, als ich ihn das erste Mal traf.“ Abschließend enthält das Beileidsschreiben einen Ausdruck der Unterstützung wie „Ihr seid in unseren Gebeten“. Manche Menschen fügen gerne Zitate über Tod und Sterben oder Hinweise auf den religiösen Glauben des Verstorbenen in ein Beileidsschreiben ein.
Viele Menschen senden sofort Beileidsbekundungen, wenn sie vom Tod eines geliebten Menschen erfahren, gefolgt von einem persönlichen Beileidsanruf oder einem längeren Beileidsschreiben. Der kurze Charakter von Beileidsbekundungen macht es geeignet, sie an jeden zu senden, auch an jemanden, den Sie nicht sehr gut kennen. Wenn zum Beispiel der Bürgermeister Ihrer Stadt stirbt, ist es durchaus angebracht, dem Ehepartner des Bürgermeisters ein Beileidsschreiben zu senden, in dem Sie Ihre Wertschätzung für das Leben und die Arbeit des Bürgermeisters zum Ausdruck bringen.
Viele Unternehmen machen Beileidsnotizen, von denen einige vorgedruckte Nachrichten enthalten. Etikette-Experten raten jedoch generell dazu, eine leere Karte zu verwenden, damit Sie Ihre eigene Nachricht schreiben können. Handgeschriebene Beileidsbekundungen haben eine größere Wirkung auf ihre Empfänger, auch wenn der Inhalt der Nachricht praktisch identisch mit dem einer vorgedruckten Karte ist, denn die Handschrift zeigt den Wunsch, die Extrameile zu gehen. Das Versenden von Beileidsbekundungen per E-Mail ist im Allgemeinen verpönt, da E-Mails eine beiläufige und unpersönliche Atmosphäre haben, die den echten Ausdruck von Beileid in einem Beileidsschreiben beeinträchtigt.
Beileidsnotizen können auch auf persönlichem Briefpapier geschrieben werden, vorausgesetzt, dass das Briefpapier ein einigermaßen düsteres Thema hat, und einige Leute machen gerne ihre eigenen Notizkarten für eine Beileidsnotiz, manchmal mit einer Erinnerung an den Verstorbenen wie einem Foto oder einem Beispiel von seinem oder ihr Kunstwerk. Beileidsbekundungen können auch Blumenarrangements, Geschenkkörben mit Lebensmitteln und anderen Geschenken an den Haushalt beigefügt werden, um ihr Beileid auszudrücken.