In vielen Büros und Gerichtssälen werden Diktiergeräte von Informationsspezialisten verwendet, um gesprochene Worte zum Zweck der Dokumentation verschiedener Ereignisse aufzuzeichnen und zu verarbeiten. Diktiergeräte gibt es seit den frühen 1900er Jahren und haben als wichtiges Werkzeug für das Informationsmanagement die Schreibtische von Geschäftsleuten, Rechtsanwälten und Gesundheitsexperten geschmückt. Transkriptionsgeräte werden am häufigsten von Ärzten, Sekretärinnen und Gerichtsschreibern verwendet, aber auch von Schriftstellern, Lehrern und anderen Fachleuten, um gesprochene Notizen aufzuzeichnen und zu verarbeiten.
Obwohl der amerikanische Erfinder Thomas Edison eine entscheidende Rolle bei seiner Erfindung spielte, waren die ersten Diktiergeräte für den Verbraucher erst 1907 offiziell erhältlich, als der Name „Dictaphone“ von der Columbia Graphophone Company als Warenzeichen eingetragen wurde. Diese frühe Version ermöglichte es Benutzern, ihre Stimme auf Wachszylindern aufzuzeichnen, die zum späteren Anhören abgespielt werden konnten. Dieses primitive Gerät wurde oft verwendet, um große Reden von politischen und bürgerlichen Führern dieser Zeit aufzunehmen.
In den 1950er Jahren wurde das Diktiergerät aufgrund technologischer Errungenschaften in ein kleineres Tischgerät umgewandelt, das Magnetresonanzbänder als Aufzeichnungsmaterial verwendet. Die heutigen Diktiergeräte können so klein wie ein Stift sein und in zwei Ausführungen erhältlich sein: Kassette oder digitaler Sprachspeicher. Darüber hinaus sind viele Transkribierer jetzt in telefon- und computersoftwaregestützte Systeme integriert, wodurch eine sicherere Umgebung geschaffen wird, in der riesige Informationsmengen gespeichert werden können.
In vielen Büros findet man Diktiergeräte, die es den Benutzern ermöglichen, ihre gesprochenen Notizen zum späteren Nachschlagen aufzuzeichnen. Während einige Diktiergerätbenutzer ihre Aufzeichnungen in einem Sprachaufzeichnungsformat aufbewahren möchten, nutzen viele andere die Dienste eines Transkriptionsdienstes, um die gesprochenen Aufzeichnungen in geschriebenen Text umzuwandeln. In den meisten Fällen wird diese Aufgabe von einer Sekretärin, einem Rechtsanwaltsfachangestellten oder einem professionellen Transkriptionisten übernommen, die alle in der Lage sind, Notizen in branchenspezifischen schriftlichen Formaten anzuhören und aufzuzeichnen.
Zu den praktischen Anwendungen des Diktiergeräts gehören die Aufzeichnung von Fallnotizen für Gerichtsverfahren, von Ärzten erstellte Berichte über ärztliche Untersuchungen und die Aufzeichnung von öffentlichen und geschäftlichen Besprechungen. Darüber hinaus verwenden viele Fachleute wie Schriftsteller, Lehrer und öffentliche Redner Transkribierer, um Notizen aufzuzeichnen, die später in schriftliche Werke wie Berichte und Bücher übersetzt werden. Transkribierer werden auch häufig von Schülern verwendet, die während des Unterrichts keine schriftlichen Notizen machen möchten.
Mit dem Aufkommen von Spracherkennungstechnologien und mobilen Geräten, die Sprachaufzeichnungsanwendungen beinhalten, könnte die traditionelle Diktiermaschine der Vergangenheit angehören. Solange jedoch Informationen erstellt und gespeichert werden müssen, wird die Transkription höchstwahrscheinlich weiterhin ein wertvoller Aspekt der Geschäftstätigkeit in der Welt sein. Die gesamte Transkription wird nur mit effizienteren und sichereren Methoden verwaltet, als dies mit altmodischen Diktiergeräten möglich ist.