Voicemail ist eine Art von Nachrichtendienst, der das Aufzeichnen, Übertragen und Speichern aufgezeichneter Nachrichten ermöglicht. Einst in erster Linie ein Werkzeug für Unternehmen und Unternehmen, ist Voicemail heute eine Standardfunktion in Mobilfunknetzen. Obwohl Voicemail ursprünglich als einfacher Anrufbeantworter diente, der ein Telefonnetz bedienen konnte, kann sie heute in E-Mail- und andere elektronische Netzwerke integriert werden, um umfassende Nachrichtensysteme zu schaffen.
Der Ursprung der Voicemail ist ein umstrittenes Thema; mehrere Firmen und Einzelpersonen beanspruchen die Erfindung für sich. Die ersten Patente für Netzwerktelefonaufzeichnungsgeräte wurden Ende der 1970er und Anfang der 1980er Jahre erteilt. Die Entwicklung dieser innovativen Produkte war größtenteils eine Reaktion auf die wachsende Besorgnis über die geschäftliche Effizienz; Unternehmen, die täglich Hunderte oder sogar Tausende von Anrufen tätigen und empfangen, können enorme Schwierigkeiten haben, sicherzustellen, dass Nachrichten korrekt empfangen und an die richtige Person weitergeleitet werden. Voicemail ermöglichte es dem Anrufer, eine detaillierte und klare Nachricht zu hinterlassen, die der beabsichtigte Empfänger in Ruhe abhören konnte. Mithilfe eines Netzwerks von Telefondurchwahlen, die bestimmten Personen innerhalb des Unternehmens gewidmet sind, können Sekretärinnen sicherstellen, dass Nachrichten an die richtige Person gesendet werden.
Sprachnachrichtensysteme werden typischerweise unter Verwendung eines Hauptcomputers vor Ort oder eines externen Operators betrieben, der von einer externen Firma bereitgestellt wird. Während intern ausgeführte Systeme in der Regel besser anpassbar sind, müssen Mitarbeiter oder Teilnehmer durch externe Netzwerke nicht mehr wissen, wie das System ausgeführt wird. Um ein Vor-Ort-Netzwerk nutzen zu können, muss in der Regel mindestens eine Person in der Bedienung und Verwaltung des Systems geschult werden, während die Verwaltung und Wartung externer Netzwerke von Netzwerkpersonal übernommen wird.
Obwohl es einige Unterschiede zwischen den Netzanbietern gibt, sind viele Sprachnachrichtensysteme recht einfach einzurichten und zu verwenden. Der Benutzer zeichnet eine ausgehende Nachricht mit grundlegenden Informationen auf, wie beispielsweise Name und zusätzliche Möglichkeiten, ihn zu erreichen. Wenn ein Anruf an die Voicemail gesendet wird, hört der Anrufer diese Informationen, bevor er die Möglichkeit hat, eine Nachricht für den Benutzer aufzuzeichnen. Um neue Nachrichten abzuhören, muss der Benutzer auf das System zugreifen und häufig einen vom Benutzer gewählten Passcode eingeben. Nachdem die neue Nachricht abgespielt wurde, kann der Benutzer die Nachricht speichern oder löschen oder erneut abspielen, bevor er mit der nächsten gespeicherten Sprachaufzeichnung fortfährt.
Einige Systeme umfassen auch zusätzliche Funktionen, wie das Senden von Benachrichtigungen über einen Anruf an andere Netze. Zum Beispiel kann der Anrufer beim Hinterlassen einer Nachricht die Option haben, den Benutzer zu rufen. Andere integrierte Netzwerke können es dem Anrufer auch ermöglichen, eine E-Mail-Benachrichtigung oder ein Fax an den Benutzer zu senden. Durch die Integration mehrerer Nachrichtensysteme hat ein Anrufer eine verbesserte Chance, seinen Kontakt mit Informationen schnell zu erreichen.
Ein weiteres wichtiges Merkmal vieler Voicemail-Systeme ist die Möglichkeit, von einem externen Telefon oder Gerät aus auf Nachrichten zuzugreifen. Um dies zu tun, muss die Person normalerweise die an das Voice-Messenger-System angeschlossene Nummer anrufen und warten, bis die aufgezeichnete Ansage abgespielt wird. Dann können Nachrichten durch Eingabe eines vom Benutzer gewählten oder vom Netzwerk zugewiesenen Zugangscodes erreicht werden. Die Flexibilität des Systems wird von vielen als große Stärke angesehen, da Menschen von jedem Telefon oder mobilen Gerät aus Nachrichten in einem Netzwerk abrufen können.