Un n?mero de orden de compra (PO) es un c?digo alfanum?rico que se asigna a una solicitud particular para comprar algo. Con mayor frecuencia, las empresas utilizan internamente los n?meros de PO para realizar un seguimiento de sus propias compras. Algunas compa??as, sin embargo, asignar?n c?digos a todas sus ventas y dar?n n?meros de pedido a sus clientes para que los clientes puedan rastrear sus pedidos. Estos c?digos pueden estar en cualquier formato alfanum?rico, y muchas compa??as usar?n letras o n?meros espec?ficos para indicar ciertas cosas sobre el pedido, como lo que se vende, la ubicaci?n, el comprador y la fecha.
Uso dentro de las empresas
En muchas empresas, se asigna un n?mero de orden de compra despu?s de que un empleado o un departamento env?a una solicitud para el pedido de ciertos bienes o servicios. La solicitud generalmente se env?a formalmente a un agente de compras utilizando lo que se conoce como un formulario de solicitud. Si se aprueba la solicitud, se crea una orden de compra y se le asigna un n?mero de orden de compra. En ese momento, el pedido se realiza con otra compa??a, que a menudo registra el n?mero de pedido del comprador para incluirlo en los detalles del pedido.
A medida que el proveedor prepara una lista de env?o o empaque para acompa?ar el pedido del cliente, el n?mero de pedido de compra generalmente se incluye en los detalles. Esto hace posible que el agente receptor del comprador verifique la cantidad y el tipo de bienes entregados y confirme que el env?o est? asociado con un pedido debidamente autorizado. El n?mero de orden de compra tambi?n aparece en la factura y cualquier otra documentaci?n que el vendedor le entrega al cliente. Desde esta perspectiva, el n?mero de orden de compra agiliza la programaci?n de pagos al proveedor y permite que los productos se env?en al departamento adecuado.
El n?mero de pedido tambi?n permite que la empresa aplique el costo al presupuesto del departamento que realiz? el pedido. Tambi?n proporciona al departamento de cuentas por pagar la verificaci?n de que el gasto es leg?timo. El pago puede ser entregado al vendedor.
formato
La construcci?n exacta y la longitud de un n?mero de orden de compra variar?n de una compa??a a otra. Muchas empresas que operan en varios sitios utilizar?n los primeros caracteres del c?digo para identificar la ubicaci?n que realiz? el pedido, como «CHI» para representar una instalaci?n en Chicago. Los siguientes caracteres pueden identificar el departamento espec?fico que realiz? el pedido, como «RD» para representar el departamento de investigaci?n y desarrollo. Por lo tanto, el n?mero de orden de compra de un pedido realizado por el departamento de investigaci?n y desarrollo de una empresa en Chicago podr?a comenzar con «CHIRD», seguido de otros caracteres alfanum?ricos que proporcionan m?s informaci?n sobre el pedido.
Las empresas suelen estructurar sus n?meros de PO de la manera que mejor funcione con sus sistemas de seguimiento interno. Algunos tambi?n hacen uso de guiones o espacios, que pueden ayudar cuando solo ciertos caracteres dentro de un n?mero de PO necesitan ser le?dos para un prop?sito espec?fico. En respuesta a la gran variedad de longitudes y formatos que se pueden usar, muchos proveedores configuran los campos en sus bases de datos de seguimiento de pedidos para permitir que se use cualquier n?mero de caracteres, incluso 30 o m?s, en un n?mero de pedido de compra.
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