La retenci?n de registros electr?nicos no es m?s que configurar un sistema para hacer una copia de seguridad de datos importantes dentro de un lugar de trabajo, y la buena noticia es que gran parte de esto se puede lograr autom?ticamente con la configuraci?n adecuada. Sin embargo, muchas empresas cometen el error de hacer una copia de seguridad de sus valiosos documentos en varios servidores, lo que podr?a crear cientos o incluso miles de archivos duplicados que ocupan espacio y, en ?ltima instancia, ralentizan el servidor. Lo mismo puede decirse de las copias de seguridad tradicionales como el papeleo y los discos compactos: no tiene ning?n sentido mantener copias de seguridad repetitivas una vez que se implementa un sistema de retenci?n de registros electr?nicos. Normalmente se busca un profesional con experiencia en tecnolog?a de Internet para configurar dicho sistema, y ??dado que la copia de seguridad en l?nea normalmente forma parte del paquete de retenci?n de registros electr?nicos, la informaci?n debe protegerse para siempre.
Antes de implementar un programa de retenci?n de registros electr?nicos, es importante que los usuarios consideren exactamente qu? necesita almacenarse en m?ltiples ubicaciones. Por ejemplo, los archivos comerciales a los que acceden muchos empleados a lo largo del d?a deben guardarse en cada sistema inform?tico individual, pero los archivos que tratan con antiguos clientes o la informaci?n fiscal deben guardarse de forma segura en una computadora central ya que este tipo de archivo rara vez se necesita. Otra funci?n importante de un programa de retenci?n de registros electr?nicos es la capacidad de purgar archivos innecesarios despu?s de un cierto per?odo de tiempo para mantener la red general lo m?s libre de desorden posible. Estas tareas no solo ayudan a racionalizar la velocidad a la que se puede distribuir la informaci?n en todo el lugar de trabajo, sino que tambi?n establece est?ndares para que cada empleado se adhiera al tratar con los datos de la empresa.
Otro aspecto cr?tico de la retenci?n de registros electr?nicos es implementar una copia de seguridad autom?tica que se produce a intervalos regulares, y esta tarea se puede configurar para ejecutarse semanalmente, diariamente o incluso por minutos cuando sea necesario. Adem?s de colocar archivos en un servidor centralizado, muchas corporaciones tambi?n implementan copias de seguridad en unidades externas, unidades remotas o un disco compacto (CD) para garantizar que los datos siempre existan en dos ubicaciones separadas e independientes. Mientras que para muchos, este proceso parecer?a innecesario, una sobrecarga dentro de un circuito el?ctrico podr?a borrar efectivamente cada disco duro dentro de una empresa. La copia de seguridad en l?nea se ha vuelto especialmente popular ya que los datos se almacenan dentro de una regi?n geogr?fica diferente, por lo que incluso si un evento catastr?fico como un hurac?n o un tornado destruyera cada pieza de hardware, la informaci?n de la compa??a seguir?a siendo segura.
Otro aspecto inteligente de la retenci?n de registros electr?nicos es verificar f?sicamente que las copias de seguridad tuvieron lugar, de hecho, porque algo tan simple como un cable Ethernet da?ado podr?a evitar que la informaci?n se guarde correctamente. Muchas empresas suponen err?neamente que las copias de seguridad autom?ticas son inmunes a los contratiempos, pero ese simplemente no es el caso. Las personas siempre deben verificar que los datos est?n debidamente respaldados al menos mensualmente o cada vez que se implemente un nuevo archivo o programa.
Inteligente de activos.