En la mayoría de las organizaciones grandes, el departamento de compras es responsable de la creación y el mantenimiento de la lista de proveedores preferidos. Esta lista se proporciona a los departamentos y oficiales de compras para ayudar en el aspecto de colocación de pedidos de compras o compras. El objetivo principal de esta lista es ayudar a los compradores a seleccionar proveedores que hayan completado un proceso de revisión exhaustivo.
El proceso requerido para agregar un proveedor a la lista de proveedores preferidos varía según la organización. Por lo general, el tiempo requerido y el tipo de revisión están determinados por el valor en dólares del producto. La mayoría de las compañías tienen una lista de productos que necesitan comprar regularmente. En lugar de emitir una solicitud de propuesta (RFP) y seleccionar un proveedor, proporcionan una lista de proveedores preferidos al personal.
Como mínimo durante este proceso de revisión, se identifica el nombre legal y la dirección del proveedor, junto con los números de impuestos, los productos que ofrecen o los servicios. Muchas empresas utilizan un servicio de calificación, como Dunn and Bradstreet o empresas de calificación específicas de la industria, para confirmar la legitimidad de la empresa y determinar si hay problemas conocidos con la empresa.
En la mayoría de las empresas, se completa una revisión exhaustiva del proveedor antes de agregarlo a la lista de proveedores preferidos. El primer paso en este proceso es el envío de un formulario de solicitud completado por el proveedor. La información requerida puede incluir una copia de un estado financiero, el volumen de materiales producidos, fuentes de partes, afiliaciones sindicales y una lista de los ejecutivos de la compañía.
Esta información es revisada por el personal de adquisiciones, que es responsable de garantizar que sea precisa. Además de esta recopilación de información, muchas empresas requieren una inspección del sitio. Durante este proceso, un miembro del departamento de adquisiciones realiza un recorrido detallado de las instalaciones, se reúne con el personal y revisa los procedimientos de garantía de calidad.
No es raro que las empresas reevalúen la lista de proveedores preferidos cada tres o cinco años. El propósito de la inspección es revisar cualquier cambio en los procedimientos, proveedores y otra información relevante. Si la calidad del producto de una empresa disminuye, puede eliminarse de la lista.
Es responsabilidad del personal de adquisiciones administrar y monitorear el desempeño del proveedor. Los informes sobre la actividad de compra, las facturas, los problemas y los envíos a menudo se recopilan trimestralmente y se revisan. La dedicación continua a la gestión de proveedores se considera una mejor práctica en la organización de compras.
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