La tecnología en gestión de recursos humanos (HR) es otra aplicación de empresas que utilizan hardware y software para ayudar a las actividades humanas. Las empresas utilizan todo tipo de tecnología en la gestión de recursos humanos. Algunos roles diferentes para la tecnología pueden ser contratar y seleccionar empleados para entrevistas, gestionar el papeleo o los beneficios de los empleados y asegurar archivos confidenciales de los empleados. Muchos tipos diferentes de hardware o software están disponibles para este propósito. Las empresas pueden usar un paquete de software externo o crear uno propio, según sus necesidades.
Muchas empresas ahora utilizan aplicaciones de empleados basadas en Internet u otra tecnología en la gestión de recursos humanos para encontrar nuevos empleados. Un beneficio significativo para las aplicaciones en línea es la existencia de preguntas excluyentes. Estas preguntas evitan que personas no calificadas lleguen demasiado lejos a través del proceso de solicitud de empleados. Por ejemplo, si una empresa desea un cierto nivel de educación, puede aparecer una respuesta sobre los títulos universitarios obtenidos en las solicitudes de los empleados. Aquellos que respondan «no» a la pregunta no serán incluidos en la lista de posibles entrevistas para el puesto de trabajo abierto de una empresa.
El papeleo de los empleados para las contrataciones nuevas y existentes a menudo es un proceso lento. La tecnología en la gestión de recursos humanos permite a una empresa encontrar nuevas formas de manejar el papeleo relacionado con las contrataciones y los beneficios de los empleados. Por ejemplo, todas las nuevas contrataciones pueden necesitar completar documentos para beneficios médicos, dentales, de jubilación u otros. El uso de un sistema de inscripción en línea es común y beneficioso. Una empresa puede crear una intranet a la que pueden acceder todos los empleados para completar documentos, revisar los beneficios actuales o manejar otras tareas relacionadas con beneficios específicos.
Las empresas deben tener entornos seguros para almacenar documentos de los empleados. Si bien todas las empresas suelen tener salas de almacenamiento específicas dedicadas a este propósito, la tecnología en la gestión de recursos humanos también puede ser beneficiosa. Aquí, las hojas de cálculo encriptadas u otros paquetes de software permiten a las compañías restringir el acceso a la nómina u otros documentos confidenciales. El uso de servicios de nómina externos puede hacer que una empresa utilice un sitio web externo para transferir documentos confidenciales. La tecnología a menudo ayuda a una empresa a evitar el robo de documentos de nómina a través de métodos de transferencia integrados.
La tecnología en los métodos de recursos humanos no está exenta de inconvenientes. Mover las actividades tradicionales de un proceso manual a un proceso tecnológico puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Además, la posibilidad de que falle el hardware o el software también es un problema que una empresa puede necesitar considerar. Estar preparado para todos los problemas tecnológicos es imprescindible, ya que si no se manejan adecuadamente los datos de los empleados puede resultar en fuertes multas o sanciones.