Il titolo “impiegato delle informazioni” fornisce un suggerimento sulle responsabilità di una persona in questa posizione. Un addetto alle informazioni può essere descritto come una persona attraverso la quale scorre l’informazione. Ciò include sia le informazioni in entrata, come le telefonate e i messaggi, sia le informazioni in uscita, come le informazioni di posta e dell’azienda. È anche una persona che gestisce le informazioni attraverso attività come l’organizzazione, l’archiviazione e la distribuzione di documenti.
I compiti specifici di un addetto alle informazioni possono variare. Questi sono spesso basati sul business e sul settore in cui lavora un individuo con questa posizione. La maggior parte degli impiegati delle informazioni svolge compiti che possono essere collettivamente descritti come funzioni di base degli impiegati. Ciò significa che una persona interessata a ottenere tale posizione potrebbe voler conoscere determinate apparecchiature per ufficio. Secondo l’Ufficio del lavoro e delle statistiche (BLS), gli impiegati delle informazioni utilizzano il telefono, i personal computer e altri dispositivi elettronici per inviare documenti di posta elettronica e fax.
I telefoni sono generalmente una parte importante del lavoro di un impiegato delle informazioni. Una parte significativa del suo tempo può essere impiegata ad accettare chiamate telefoniche. I telefoni normalmente utilizzati dalle persone in queste posizioni non sono come quelli che si trovano in un ambiente domestico. È probabile che queste macchine siano progettate per ospitare più linee, il trasferimento di chiamate e la comunicazione tra uffici. È anche probabile che una persona in questa posizione debba acquisire competenza nel lavorare con i servizi di risposta per gestire le chiamate che vengono intercettate in questo modo.
Le competenze informatiche sono di solito importanti per un addetto alle informazioni. Chiunque abbia intenzione di lavorare in una tale posizione dovrebbe conoscere il popolare software di elaborazione testi e fogli di calcolo. Alcuni lavori potrebbero richiedere altre competenze informatiche come la gestione di database, la pianificazione o applicazioni di calendario e programmi specifici del settore.
I fax sono apparecchiature che consentono la trasmissione di documenti su linee telefoniche. Agli impiegati delle informazioni viene generalmente attribuita la responsabilità di inviare e ricevere informazioni in questo modo. Allo stesso tempo, queste persone hanno anche la responsabilità di accettare e inviare documenti e pacchi tramite e-mail, corriere e servizi postali. Ciò evidenzia la necessità per una persona in questa posizione di avere forti capacità organizzative e di essere un multi-tasker.
Le funzioni di ufficio informazioni di un addetto all’informazione sono spesso interrotte dalle sue responsabilità di interagire con il pubblico. Una persona in questa posizione può essere il primo punto di contatto con clienti e altre persone che visitano un’azienda. Potrebbe essere suo compito determinare se e quando una persona può accedere ad altre persone all’interno dell’organizzazione.