Il processo di gestione dei documenti è un sistema in cui i documenti sono organizzati e archiviati per riferimento futuro. Questo processo può essere rudimentale, come quando qualcuno mette le ricevute in una scatola da scarpe con poca o nessuna organizzazione. Il processo può anche essere molto sofisticato, come quando una società ha ideato un complesso set di scanner per raccogliere, organizzare e ospitare le informazioni estratte da moduli predefiniti a cui sono assegnati numeri di riferimento prima di essere catalogati e archiviati nei magazzini. In entrambi i casi, sono stati messi in atto gli elementi base della gestione dei documenti.
In generale, la gestione dei documenti aderisce all’idea che i documenti debbano essere raccolti, ordinati e archiviati secondo un tipo di piano per uno scopo comune. Nella maggior parte dei casi, la gestione dei documenti viene impiegata perché la persona o l’azienda prevede di utilizzare, o deve tenere conto della necessità futura di, le informazioni dai documenti. Le informazioni contenute in tali documenti possono generalmente essere unificate o raggruppate in base a un tipo di esigenza o scopo, come contabilità, cronologia o conformità normativa.
Su piccola scala, ogni singolo contribuente applica il processo di gestione dei documenti quando organizza i documenti fiscali per l’archiviazione annuale. In generale, i documenti necessari per l’anno saranno raggruppati in un posto facile da trovare, come una cartella in un archivio. L’unità dei documenti, come ricevute, fatture, contributi e moduli fiscali, consiste nel requisito generale di compilare un modulo fiscale annuale e disporre della documentazione necessaria per supportare le voci nel modulo fiscale. Quando viene presentata la dichiarazione e la documentazione giustificativa allegata, il pacchetto risultante di informazioni e documenti viene spesso inserito con dichiarazioni dei redditi dell’anno precedente, organizzate in base all’anno. Questa è una forma base di gestione della documentazione.
La gestione dei documenti può anche essere complessa, complessa, articolata e costosa. Soprattutto con le grandi aziende che raccolgono informazioni sui consumatori, una gestione efficace dei documenti è fondamentale. Ad esempio, un istituto finanziario ha spesso un investitore completo coinvolto, rigorose pratiche burocratiche prima dell’investimento. L’ente potrebbe essere richiesto dalle autorità di regolamentazione non solo di raccogliere informazioni specifiche dal cliente, ma di organizzare le informazioni in un determinato modo e conservare la documentazione in un formato accessibile per un determinato periodo di tempo. Di conseguenza, tale istituzione può impiegare un complesso processo di gestione dei documenti.
In un tale esempio, una volta che l’azienda riceve i documenti iniziali, il modulo cartaceo può essere scansionato in un’immagine digitale e inviato a una rete di database informatici per la raccolta e l’organizzazione delle informazioni. Alla copia cartacea può quindi essere assegnato un numero di riferimento, inserito in una scatola in base a data e ora e inviato a un magazzino che impiega il proprio set di processi di gestione dei documenti. Nel caso in cui la copia cartacea sia necessaria per chiarire una controversia o soddisfare un requisito normativo, può essere facilmente recuperata da un vasto archivio di documenti simili.