Si dice che qualcosa abbia un valore duraturo quando ha un significato storico o un’altra forma di valore che dovrebbe durare bene nel futuro. Mentre molti documenti artistici hanno un valore duraturo, compresi i manifesti e le opere letterarie degli artisti, questo termine viene spesso utilizzato anche per documenti legali e commerciali. Le ragioni per conservare un documento sono varie, ma di solito riguardano il documento che contiene informazioni nuove, rivoluzionarie o che potrebbero essere utili in futuro. In media, i documenti con valore duraturo sono meno del 5 percento di tutti i documenti realizzati. Le organizzazioni responsabili dei documenti normalmente non determinano quali documenti siano preziosi; questo è di solito lasciato agli archivisti.
Si può dire che molti tipi di documenti abbiano un valore duraturo. Mentre questo termine può essere usato per opere e disegni letterari, è più comunemente usato per documenti commerciali e legali. Questi documenti vengono raramente raccolti per il loro valore subito dopo la loro realizzazione; gli archivisti di solito aspettano diversi anni per vedere quanto durano i loro effetti per determinare se questi documenti abbiano un reale valore archivistico.
I documenti ordinari non sono considerati di valore duraturo; solo documenti straordinari vengono archiviati in modo permanente per uso e ricerca successivi. Ci sono molte ragioni perché ciò avvenga, ma di solito è perché i documenti contengono informazioni indispensabili o rivoluzionarie. Ad esempio, i documenti legali che descrivono in dettaglio una decisione giudiziaria che ha cambiato radicalmente il modo in cui altri tribunali considerano la questione in questione sarebbero considerati di valore duraturo; documenti legali su un caso giudiziario comune non sarebbero considerati di valore duraturo.
Si ritiene che pochissimi documenti abbiano un valore duraturo, poiché la maggior parte dei documenti descrive in dettaglio eventi comuni che, sebbene utili all’azienda o all’ufficio che li producono, non sono utili al mondo intero. In media, meno del 5 percento di tutti i documenti creati ha valore archivistico. Altri documenti possono essere archiviati da un’azienda per diversi anni, ma di solito vengono distrutti quando non vengono più utilizzati. Anche se lo stabilimento mantiene i documenti archiviati in modo permanente, questi sono considerati di valore permanente solo se uno stabilimento di archiviazione è d’accordo sul loro valore.
Sebbene lo stabilimento responsabile di un documento possa essere in grado di eleggerlo per un valore duraturo, questo è raro. Gli archivisti sono generalmente responsabili di trovare e determinare quali documenti sono utili per il futuro. Una squadra di archivisti di solito prende questa decisione dopo aver esaminato le informazioni di un documento, il suo effetto duraturo e se il documento è il primo a dettagliare le informazioni preziose. Alcuni documenti che non sono i primi a riportare informazioni preziose vengono archiviati, ma di solito non sono considerati preziosi.