Un libro de nómina es un método para registrar la información de pago de cada empleado o contratista que recibe fondos del departamento de nómina de una empresa. Si bien los libros de nóminas eran simples libros de papel con diferentes columnas para registrar información, la mayoría de las empresas ahora mantienen sus libros de nómina en las computadoras, utilizando hojas de cálculo o programas de software de nómina más complicados si es necesario. El beneficio de usar un libro de nómina es que le permite al empleador o al empleado de nómina ver de un vistazo la cantidad de dinero que se pagó y a qué empleado, y generalmente sirve como documentación de respaldo para fines fiscales.
La mayoría de las compañías más grandes tendrán un departamento de nómina dedicado cuyo trabajo es mantener el libro de nómina y asegurarse de que todos los pagos sean precisos y se realicen a tiempo. Las empresas más pequeñas o las personas que necesitan pagar a los empleados probablemente necesitarán mantener los libros de nómina ellos mismos. Realmente no importa si se hace en una computadora o en un libro de contabilidad; Algunas personas simplemente encuentran un método más cómodo y a prueba de errores que el otro, o aprenden un método y se muestran reticentes a probar otro. En la mayoría de los casos, no hay necesidad de hacer que el registro de nómina sea especialmente complicado.
Es útil para alguien que debe usar un registro de nómina para determinar de antemano cuántas columnas se necesitarán. Para un libro de contabilidad básico, la mayoría de las personas comienzan con una columna para el nombre del empleado; otra columna para el título y el estado de su trabajo, como a tiempo completo o parcial; y una tercera columna para el período de pago o el número de horas en el período de pago. La siguiente columna debe incluir el monto bruto del cheque de pago, que es el monto antes de impuestos. Las siguientes dos columnas generalmente incluyen deducciones, como el impuesto sobre la renta u otras deducciones, como las que se toman para los beneficios. La columna final puede incluir el monto neto del cheque de pago final, lo que el empleado realmente se lleva a casa.
Se pueden agregar otras columnas según sea necesario, pero estas son las inclusiones más típicas en un libro de nómina. Cada una de las columnas se puede equilibrar al agregarlas de un lado a otro, y luego asegurarse de que todas las figuras coincidan. Las empresas suelen equilibrar sus libros contables de forma semanal o mensual, según la cantidad de empleados de la empresa y la complejidad de los libros contables de nómina. Cuando llega el momento de los impuestos, pueden ser muy útiles para presentar impuestos o para proporcionar información a un contador o preparador de impuestos.
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