Una compra de emergencia es aquella que debe hacerse para reducir el riesgo de pérdida de vidas o bienes asociados con un evento inesperado. En situaciones de emergencia, las reglas normales de compra pueden suspenderse para permitir que las personas accedan a los bienes o servicios que necesitan para mitigar inmediatamente la emergencia. Por lo general, deben presentar documentación para respaldar la compra, con información específica sobre la situación, la necesidad y el proveedor que finalmente suministró los materiales necesarios. La revisión luego puede determinar que la situación no califica para un manejo especial.
En circunstancias convencionales, las compras se estructuran en un presupuesto. Para compras importantes, debe realizarse una comparación de compras o una solicitud de ofertas. Una universidad, por ejemplo, solicita ofertas de varias compañías de plomería para determinar cuál puede satisfacer mejor sus necesidades, y adjudica un contrato a la mejor. Si se produce una emergencia de fontanería, como un paro repentino que amenaza con inundar un edificio o liberar desechos en el campus, la universidad puede evitar este proceso con una compra de emergencia para solucionar el problema.
La compra debe contribuir directamente a una resolución rápida de una emergencia. Contratar a un plomero para arreglar un paro es permisible, por ejemplo, mientras que pagar a una empresa de limpieza de alfombras no puede considerarse una emergencia. Las solicitudes para realizar compras de emergencia pueden denegarse si el problema era prevenible o previsible. Un departamento de tecnología de la información, por ejemplo, debe tener planes para reemplazar equipos obsoletos, junto con copias de seguridad por fallas de emergencia. Si no lo hace y la red está amenazada, la emergencia se creó por negligencia y es posible que no califique para una compra de emergencia.
Por lo general, se establecen protocolos cuidadosos para definir y monitorear las compras de emergencia. El objetivo es evitar situaciones en las que las personas usen este método de último recurso para satisfacer las necesidades básicas. Una compra de emergencia puede ser más costosa, especialmente si está relacionada con un desastre mayor que las necesidades inmediatas de la organización. En un huracán, por ejemplo, los generadores pueden ser extremadamente caros, y las empresas que necesitan comprarlos para mantener los servicios en funcionamiento gastarán más de lo que tendrían al comprar un generador por adelantado para prepararse para emergencias.
Se pueden usar formularios de autorización especiales para una compra de emergencia. El formulario explica la naturaleza de la situación, define la emergencia y proporciona una justificación para mostrar cómo fue necesario el gasto. Es posible que un supervisor o jefe de departamento deba firmar el formulario, lo que indica que ha sido revisado y aprobado. Los contadores con inquietudes pueden solicitar una auditoría y pueden recomendar actividades como una mejor planificación de emergencias en el futuro para evitar que tales situaciones vuelvan a ocurrir.
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