Nella tradizione di delineare vari doveri verso gli individui in un’organizzazione con funzioni chiaramente definite rispetto al raggiungimento dei ruoli e degli obiettivi aziendali di tale società, il ruolo di un responsabile acquisti è importante. Ciò è dovuto al significato delle funzioni che l’individuo svolge in un’organizzazione, che è principalmente correlato alla supervisione della determinazione degli elementi necessari all’azienda e ad altre funzioni che si basano sulla garanzia che tali richieste vengano effettivamente acquisite. Pertanto, il ruolo del responsabile acquisti include lo scouting degli articoli necessari, l’accettazione degli articoli più convenienti e la garanzia che il negozio o il magazzino dell’azienda disponga sempre degli articoli necessari per gestire un’azienda senza problemi.
Di solito, le aziende che hanno un responsabile acquisti hanno anche un dipartimento acquisti che risponderà al manager come suoi subordinati. Nell’ambito dell’adempimento del ruolo di responsabile degli acquisti, l’individuo riceverà spesso richieste da altri dipartimenti all’interno dell’organizzazione in merito agli articoli di cui ha bisogno. Il responsabile acquisti prenderà quindi la decisione definitiva sul fatto che la società acquisterà tali articoli e, in caso affermativo, il responsabile acquisti dovrà decidere la quantità di articoli che acquisterà per conto dell’azienda. A tal fine, il ruolo di responsabile degli acquisti comprende l’analisi delle diverse richieste di articoli provenienti da altri dipartimenti al fine di determinare in modo definitivo se acquistarli per conto dell’azienda.
Un’altra attività inclusa nel ruolo di responsabile degli acquisti è quella di cercare i luoghi in cui verranno acquistati gli articoli necessari. Tale compito potrebbe includere l’intervista a potenziali fornitori in modo da decidere quale riceverà un contratto per fornire gli articoli alla società. Parte di questo particolare dazio includerà necessariamente trattative relative al prezzo degli articoli e una determinazione finale del miglior affare per l’azienda. Altre considerazioni includono un’analisi della qualità dei prodotti in esame e altri fattori che aiuteranno nella determinazione finale. Anche il ruolo di responsabile degli acquisti in una società di vendita al dettaglio si basa sulla capacità di tale individuo di cercare le migliori offerte ai prezzi più competitivi.