Un gestore dei rimborsi è generalmente responsabile della gestione dei conti medici al fine di ottenere pagamenti da terzi. In molti casi, ciò significa comunicare con compagnie assicurative o agenzie governative che forniscono assicurazione medica ad alcuni cittadini. Un gestore dei rimborsi sarà specializzato in vari aspetti della gestione delle cartelle cliniche al fine di facilitare i pagamenti al fornitore.
Sebbene molti ospedali e altre strutture abbiano posizioni lavorative specifiche nella gestione dei rimborsi nella loro gerarchia, la verità è che una serie di persone che si occupano di gestione finanziaria e assicurativa lavora per ottenere rimborsi. Alcuni di questi lavoratori possono avere una certificazione nella codifica medica e nella gestione dei registri, mentre altri no. Alcuni si concentrano sulla correzione degli errori sulle effettive indicazioni mediche, mentre per altri il lavoro di collegamento con i rappresentanti delle compagnie assicurative è primario. La maggior parte dei gestori dei rimborsi, tuttavia, pratica entrambe queste strategie insieme per ottenere pagamenti effettuati su conti scaduti.
Il responsabile del rimborso è spesso “fluente” in diversi tipi di codifica medica. Ad esempio, la codifica internazionale ICD9 e ICD10 utilizzata per la diagnosi è qualcosa che la maggior parte dei gestori dei rimborsi avrà familiarità. Il gestore dei rimborsi può anche essere esperto nell’interpretazione di codici CPT o HPCT, codici procedurali per diversi trattamenti medici. Entrambi questi codici possono contribuire a fatture mediche accurate e al rimborso tempestivo da parte degli assicuratori o di altri.
Il responsabile del rimborso fa spesso parte di un ufficio medico più ampio. Un fornitore può avere un’area di lavoro specifica per i gestori dei rimborsi o considerarli parte di un dipartimento separato. In alcuni casi, l’intero dipartimento può essere un individuo, specialmente in una pratica più piccola. I gestori dei rimborsi lavorano in diverse configurazioni per facilitare i crediti in entrata per aiutare i fornitori di servizi medici a rimanere in attività.
Una delle maggiori restrizioni ai gestori dei rimborsi riguarda la legge sulla portabilità e la responsabilità dell’assicurazione malattia o HIPAA. Questa legislazione protegge le informazioni dei pazienti e richiede un trattamento accurato di tutte le cartelle cliniche. Poiché un gestore dei rimborsi si occupa così tanto dei dati protetti HIPAA, probabilmente dovrà affrontare alcune difficoltà nel mantenere il pieno rispetto dello spirito di questa legge. Tutti i registri devono essere sicuri in ogni momento e le pratiche mediche spesso faticano a fornire ai gestori dei rimborsi tutte le garanzie necessarie per assicurarsi che l’HIPAA sia sempre una considerazione preminente e che non si verifichino perdite di conformità.
Poiché tutti i fornitori di servizi medici hanno bisogno di denaro per entrare in attività, i gestori dei rimborsi sono spesso una parte molto apprezzata del posto di lavoro complessivo. Considerare i modi in cui diversi studi medici impiegano questi professionisti può dire molto a un osservatore sulla salute finanziaria generale di una struttura specifica. Per essere efficaci, i gestori dei rimborsi devono essere formati e qualificati nella gestione e nella valutazione dei registri, nonché in altri aspetti critici del lavoro.