Un rappresentante di fatturazione gestisce i database dei clienti, emette fatture e gestisce le comunicazioni relative alle questioni di fatturazione. Molte utility, studi medici e fornitori di servizi simili usano i rappresentanti di fatturazione per gestire i loro sistemi di fatturazione e pagamento. Di solito non ci sono requisiti educativi speciali per questo lavoro oltre a un diploma di scuola superiore, sebbene alcuni uffici si aspettino un’esperienza pertinente nel supporto amministrativo e nella fatturazione in particolare. Le opportunità di lavoro possono variare a seconda dell’esperienza, della formazione e della regione.
Quando arrivano nuovi clienti o clienti, il rappresentante di fatturazione li registra, raccogliendo le informazioni di base, registrandole e prendendo nota di eventuali preoccupazioni particolari. Ciò può includere l’idoneità ai servizi attraverso l’assicurazione o altri programmi di pagamento. I rappresentanti di fatturazione possono fornire consulenza, avvisare le persone dei loro obblighi quando accettano prodotti e servizi e offrire consulenza sulla riduzione delle spese. Ad esempio, se un cliente presso uno studio medico ha un’assicurazione, il rappresentante della fatturazione potrebbe consigliare di ottenere l’autorizzazione anticipata per determinate procedure o trattamenti.
Poiché la società fornisce servizi, il rappresentante di fatturazione genera fatture e le invia alla parte appropriata. Potrebbe trattarsi di una compagnia assicurativa, un’agenzia governativa che fornisce servizi, un datore di lavoro o un’altra entità. Qualsiasi residuo dovuto sulla fattura è a carico del cliente. I rappresentanti di fatturazione possono lavorare su piani di pagamento e altre misure per la gestione di fatture di grandi dimensioni e impreviste. Mantengono i conti dei clienti in regola e mantengono la comunicazione con i clienti che dispongono di saldi in sospeso per aumentare le possibilità di riscuotere l’intero saldo.
Questo lavoro può includere la verifica assicurativa, i controlli per assicurarsi che i clienti siano assicurati e per determinare la natura della loro copertura. I rappresentanti di fatturazione potrebbero dover avere familiarità con le pratiche di codifica utilizzate per identificare i servizi e le procedure con l’uso di un sistema standardizzato. In alcuni casi, più sistemi possono essere utilizzati dalla stessa azienda, a seconda di dove vanno le fatture. Le compagnie di assicurazione possono avere i propri codici, ad esempio, che devono essere inseriti correttamente per ricevere i pagamenti.
Le raccolte iniziali sugli account dei clienti che sembrano arretrate possono essere responsabilità di un rappresentante di fatturazione. Ciò può includere la definizione di informazioni di contatto corrette, l’emissione di richieste di pagamento e la fornitura di informazioni sui metodi di pagamento. Se i clienti non rispondono ai tentativi di raccolta, la società può consegnarli a terzi che utilizzano pratiche più aggressive, a pagamento. Concentrandosi esclusivamente sulle raccolte, a differenza di un rappresentante di fatturazione che gestisce una varietà di attività, la terza parte potrebbe essere in grado di aumentare la percentuale di raccolta.