Il controllo del budget è il processo di sviluppo di un piano di spesa e il confronto periodico delle spese effettive con quel piano per determinare se esso oi modelli di spesa necessitano di aggiustamenti per rimanere in linea. Questo processo è necessario per controllare la spesa e raggiungere vari obiettivi finanziari. I governi fanno molto affidamento sul controllo di bilancio per gestire le proprie attività di spesa e questa tecnica è utilizzata anche dalle aziende e dai privati, come i capifamiglia che vogliono assicurarsi di vivere entro i propri mezzi.
Il primo passo nel controllo del budget prevede la definizione dell’ambito del progetto o del programma e lo sviluppo di stime dettagliate dei costi. Un governo potrebbe aver bisogno di un budget per costruire un nuovo ponte, mentre qualcosa come un budget familiare copre le spese familiari per un periodo di tempo indefinito. Ciò si traduce nella creazione di un budget, un documento che dettaglia quanto denaro può essere dedicato ai diversi aspetti del progetto, in base alle spese e alle entrate previste. Il budget è una road map finanziaria.
Utilizzando il budget come base di riferimento, il lavoro può iniziare. Periodicamente, i contabili confrontano il budget con le spese effettive e prendono nota di eventuali discrepanze. Nella costruzione di ponti, i costi dei materiali potrebbero aumentare oltre l’inflazione contabilizzata nel budget originale, creando un superamento dei costi. Al contrario, un’azienda potrebbe essere in grado di risparmiare denaro su parte di un progetto perché costa meno di quanto originariamente previsto. Tutte le variazioni sono annotate e discusse. Se diventano estremi, possono entrare in gioco misure di controllo del bilancio.
Un’opzione è cambiare le abitudini di spesa per far combaciare le spese effettive con il budget. Per un budget familiare, ad esempio, una famiglia potrebbe decidere di abbandonare i servizi televisivi per mantenere le spese di intrattenimento entro l’importo assegnato dal budget. Questo controllo di bilancio utilizza le austerità per raggiungere gli obiettivi finanziari e mantenere la spesa in linea con il budget originale.
In altri casi, potrebbero non essere possibili adeguamenti al comportamento di spesa. Occorre invece un bilancio rivisto. Ciò può accadere quando l’inflazione fa salire i prezzi così in alto che non è possibile rimanere all’interno del budget originale, richiedendo una revisione per prevedere in modo più accurato le prestazioni finanziarie. Le revisioni possono rivelare la necessità di ulteriori finanziamenti, costringendo le parti incaricate del controllo di bilancio a capire da dove verrà quel denaro. Ciò potrebbe includere l’assunzione di debiti, la riduzione dell’ambito di un progetto o lo spostamento di fondi da un altro progetto o programma per mantenerlo attivo. Un’azienda, ad esempio, potrebbe rimuovere parzialmente i fondi da un reparto per portare a termine il completamento di un prodotto importante.
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