Ci sono due metodi principali di contabilità: base di cassa e base di competenza. Utilizzando il metodo della base di cassa, le entrate e le spese sono registrate al momento dello scambio di denaro, indipendentemente da quando è stato guadagnato il reddito o è stato contratto il debito. Nel metodo della competenza, il reddito e il debito sono rilevati nel momento in cui sono guadagnati o sostenuti, indipendentemente da quando sono pagati. Alcune piccole imprese possono anche utilizzare una forma ibrida che combina i due metodi.
La maggior parte delle piccole imprese autonome e prive di personalità giuridica utilizza la base di cassa per la sua semplicità. Se un appaltatore termina un lavoro il 20 dicembre, ma non viene pagato fino al 20 gennaio, include il reddito di gennaio. Preparare un bilancio e una dichiarazione dei redditi è relativamente semplice, perché ha semplicemente bisogno di guardare i suoi depositi e le sue bollette pagate per determinare l’utile o la perdita per l’anno. Se qualcuno non paga quello che gli deve, non deve aggiustare il bilancio dell’anno successivo con una detrazione per crediti inesigibili, perché non aveva mai incluso nei suoi conti il denaro che gli doveva. Sebbene questo metodo non fornisca un’immagine accurata delle spese mensili e della redditività, consente a una persona di sapere esattamente quanti soldi ha a portata di mano in ogni momento.
Il metodo di competenza può essere un po’ più difficile, tuttavia i principi contabili generalmente accettati richiedono a tutte le società di utilizzare il metodo di competenza. I costi ei proventi sono rilevati nel momento in cui sono sostenuti o guadagnati. Ad esempio, se il legname per un progetto di costruzione viene consegnato a luglio, la spesa viene registrata a luglio, anche se la fattura non viene pagata fino ad agosto o successivamente. Se il progetto viene completato a dicembre, ma i termini dell’accordo consentono al cliente di ritardare il pagamento di 30 giorni, il reddito del progetto viene conteggiato a dicembre e incluso nella dichiarazione dei redditi di quell’anno, a condizione che l’azienda utilizzi l’anno solare come il suo anno fiscale.
Anche gli altri debiti che possono essere pagati trimestralmente sono contabilizzati per ogni mese di passività quando si utilizza il metodo della competenza e non solo quando il debito viene pagato. Ad esempio, se una società paga un premio annuo di $ 1200 dollari USA (USD) per l’assicurazione della proprietà, verrà creato un account che registra una spesa assicurativa di $ 100 USD ogni mese. In questo modo il metodo per competenza ha il vantaggio di fornire un quadro molto più accurato delle spese operative mensili rispetto al metodo per cassa. Una dichiarazione annuale di profitti e perdite basata sulla contabilità per competenza fornisce anche un quadro più accurato della redditività complessiva dell’organizzazione.
Ci sono alcuni inconvenienti in qualsiasi metodo contabile e il metodo di competenza non è diverso. Un’azienda può sembrare molto buona sulla carta, eppure essere povera di liquidità e in ritardo con i debiti, soprattutto se i clienti non pagano più le fatture in modo tempestivo. Il metodo di maturazione presuppone che tutti i conti siano in regola, ma se un cliente è insolvente o inadempiente, anche la società potrebbe non essere in grado di pagare i propri debiti. Se un cliente è inadempiente su un debito, l’azienda deve calcolare e registrare una detrazione per crediti inesigibili per correggere i record e recuperare eventuali tasse pagate sui ricavi che non sono mai stati effettivamente ricevuti.
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