Il software di progettazione di database è un programma applicativo che consente all’utente finale di creare un database personalizzato in base alle proprie esigenze specifiche. Un database è una raccolta di informazioni, o record, classificati in modo da consentirne un facile recupero. Una rubrica è un semplice database in cui i dati principali, costituiti da nome, indirizzo e numero di telefono, sono solitamente organizzati, o ordinati, per cognome.
Un database informatico memorizza le informazioni in un formato tabulare, in cui ogni tabella fa riferimento a un elemento specifico che deve essere archiviato e recuperato, come clienti, fatture o pagamenti. I campi, che sono segnaposto temporanei per le informazioni, sono in genere disposti separatamente nelle colonne della tabella. Ogni singola riga in tale tabella rappresenta un record univoco e individuale, che contiene tutte le informazioni identificative essenziali memorizzate in ciascuno dei vari campi. Ad esempio, in un database di contatti che memorizza informazioni sulle persone, i campi possono contenere informazioni essenziali su ogni singolo contatto, come nome, numero di telefono e indirizzi di lavoro e di casa.
Molti programmi di database popolari, come le applicazioni di posta elettronica e di contatto, sono dotati di campi predeterminati in cui l’utente può inserire informazioni rilevanti. In generale, i campi designati forniti con questi programmi consumer preconfezionati non possono essere modificati o alterati. Il software di progettazione di database differisce da questi programmi comuni in quanto l’utente può creare campi specifici che sono appropriati per le sue esigenze e organizzarli o incorporarli all’interno di un database globale.
Il software di progettazione di database consente alle persone di definire le entità o le categorie che devono essere monitorate creando il numero appropriato di tabelle. La maggior parte di questo software consente agli utenti di stabilire relazioni tra le varie tabelle o categorie di informazioni. Una volta stabilita una connessione o un collegamento comune tra le tabelle, le informazioni di una tabella possono essere visualizzate in un’altra tabella correlata. Questa funzione spesso aiuta a ridurre l’immissione di dati ridondanti.
Molti programmi software per la progettazione di database offrono all’utente flessibilità nella creazione di un’interfaccia grafica personalizzata. Campi specifici designati dall’utente possono essere posizionati su varie schermate, o layout, in qualsiasi modo l’utente scelga, al fine di soddisfare le sue particolari esigenze. Ciò gli consente di visualizzare i dati memorizzati in una varietà di modi utili e significativi.
La flessibilità intrinseca fornita dal software di progettazione di database consente agli utenti di progettare e generare report personalizzati per l’analisi delle informazioni. Il software consente inoltre all’utente di classificare e raggruppare facilmente i dati archiviati in base a qualsiasi campo in modo che le informazioni possano essere riassunte e qualsiasi tendenza possa essere facilmente individuata. Ad esempio, i punteggi dei test della scuola secondaria potrebbero essere monitorati in base ai voti degli studenti, all’insegnante della classe e al sesso degli studenti.