La garanzia della qualità dei dati è un termine collettivo per le procedure utilizzate per mantenere l’integrità dei dati ospitati all’interno di vari database. Spesso, il processo di mantenimento della qualità dei dati richiede attività come la rimozione di informazioni obsolete, il riferimento incrociato di informazioni rilevanti trovate in diversi database e, in generale, assicurarsi che non vi siano incongruenze con le informazioni trovate all’interno di un database o di un insieme di database. Questo tipo di pulizia dei dati è un processo continuo che è considerato un elemento chiave per un’amministrazione efficiente dei dati.
Le aziende di tutti i tipi si impegnano nel compito di assicurazione della qualità dei dati. A seconda della struttura operativa dell’azienda, ciò può comportare semplicemente assicurarsi che i dati archiviati nei singoli database, come il database delle vendite e i crediti e debiti, siano aggiornati e accurati. Altre volte, il processo di assicurazione della qualità dei dati si concentra sulla qualificazione dei dati prima che vengano archiviati in un qualche tipo di formato di backup, assicurandosi che i dati archiviati siano completi e accurati alla data in cui ha luogo il processo di archiviazione.
L’effettivo processo di assicurazione della qualità dei dati spesso si concentra sull’identificazione e la correzione di eventuali discrepanze che possono essere presenti nei dati gestiti da un’azienda o da un’altra organizzazione. Questo tipo di profilazione dei dati significherebbe assicurarsi che dati simili in un database fossero in armonia con i dati trovati in un altro database. Ad esempio, una corretta gestione dei dati imporrebbe che il prezzo esteso a un particolare cliente debba essere lo stesso sia nel database delle vendite che nel database della contabilità clienti. Ciò riduce al minimo la possibilità che i clienti ricevano informazioni imprecise sulla loro attuale struttura dei prezzi quando parlano con il reparto vendite o il reparto contabilità.
In alcuni casi, il processo di assicurazione della qualità dei dati comporta la conversione dei dati in un formato comune, in modo che le informazioni possano essere archiviate o immagazzinate. Questo non è raro con dati come debiti e crediti di fine anno. Riconciliando i dati prima che vengano archiviati, le informazioni forniscono una cronologia completa e accurata per gli anni di calendario precedenti a cui è possibile accedere quando e se necessario.
Uno dei vantaggi collaterali dell’assicurazione della qualità dei dati è che, in caso di arresto anomalo del sistema, i dati qualificati e archiviati in memoria possono essere utilizzati per ricostruire parzialmente i database cruciali. Ad esempio, se un server aziendale va in crash, i dati archiviati salvati su dischi o anche un sito di archiviazione dati online possono essere recuperati e caricati su un nuovo server. Questo lascia il compito di ricostruire tutti i dati che sono stati inseriti dall’ultimo salvataggio dei sistemi, piuttosto che dover ricostruire mesi di informazioni da registrazioni manuali o pagare cifre esorbitanti per avere un servizio di recupero dati che tenti di estrarre i dati dal crash server.