Su Internet sono disponibili vari tipi di informazioni o contenuti. Questo contenuto richiede organizzazione attraverso diversi mezzi, a seconda del suo tipo. Il controllo di queste informazioni in modo ordinato è noto come gestione dei contenuti.
Conosciuto anche come CM, la gestione dei contenuti include tutte le tecnologie, le tecniche e i processi che un’azienda potrebbe richiedere per mantenere i propri contenuti. Tali sistemi possono includere piattaforme di pubblicazione, supporto di raccolte, pubblicazione e condivisione di file e molti altri tipi di gestione. Alcune aziende possono sviluppare processi interni per questi mezzi. Altri possono assumere società specifiche specializzate nella gestione dei contenuti o acquistare software per aiutarli a manipolare i propri file.
La gestione di ogni contenuto varia a seconda della tipologia. Il contenuto può essere sotto forma di parole di base o composizione di frasi. Questo può essere il caso in termini di siti Web di notizie, articoli informativi o istruzioni pratiche. Può anche contenere collegamenti ipertestuali che indirizzano il lettore a informazioni aggiuntive.
I contenuti digitali possono essere molto più complessi. Può esistere in file multimediali, come file video o audio. Quando un’azienda ha questi tipi di file da gestire, potrebbe richiedere ulteriore supporto tecnico e spazio di archiviazione virtuale.
Di solito, per controllare la gestione dei contenuti viene utilizzato un sistema di gestione dei contenuti, o CMS. Non solo un tale sistema varia con i tipi di contenuti gestiti, ma anche con le esigenze che l’azienda che possiede il contenuto può avere. Alcune aziende possono avere solo uno o due dipendenti che richiedono l’accesso al contenuto. Questa situazione potrebbe richiedere solo semplici strumenti di gestione dei contenuti.
Altre aziende potrebbero aver bisogno di più lavoratori per modificare o visualizzare i propri contenuti. Queste aziende potrebbero aver bisogno di sistemi di gestione dei contenuti più complessi per mantenere organizzate le proprie informazioni. Se ciò si verifica, di solito è richiesta una formazione per il sistema anche per i dipendenti.
I sistemi per la gestione dei contenuti possono fornire anche altri strumenti per le aziende. Oltre a pubblicare, modificare e archiviare, alcuni sistemi consentono la collaborazione tra i dipendenti. Questo può essere utile quando i dipendenti sono remoti o non lavorano tutti nella stessa posizione. Le attività possono spesso essere assegnate anche tramite un sistema di gestione dei contenuti. Molte aziende preferiscono un sistema di gestione dei contenuti che consenta l’archiviazione o l’eliminazione di vecchi contenuti che non sono più in uso per risparmiare spazio ed entrate.
Quando si utilizza questo tipo di sistema, in genere sono consentiti diversi ruoli. A un creatore vengono forniti gli strumenti per creare nuovi contenuti e apportarvi modifiche, mentre anche un editor può apportare modifiche e può avere a disposizione un set di strumenti leggermente diverso. L’editore può essere responsabile della preparazione del contenuto per la visualizzazione pubblica, mentre un amministratore supervisiona l’intero processo e concede le autorizzazioni per l’accesso alle attività e agli strumenti. Ad altri dipendenti può essere concesso l’accesso come visualizzatore o ospite per visualizzare, ma non modificare, i documenti.