La gestione delle fatture è una funzione aziendale interna responsabile della gestione dei documenti da fornitori o fornitori. Le fatture rappresentano un documento di origine in contabilità. I documenti di origine delineano informazioni specifiche relative a una transazione finanziaria. I venditori di solito forniscono servizi esterni come manutenzione, servizi pubblici, forniture per ufficio o pubblicità alle imprese. I fornitori rappresentano le aziende che forniscono alle imprese risorse economiche. Le risorse economiche comprendono le materie prime e il lavoro diretto necessari per produrre beni o servizi di consumo. Le aziende utilizzano i processi di gestione delle fatture per garantire che venditori e fornitori ricevano il pagamento in modo tempestivo.
Un processo di gestione delle fatture comune è il sistema di corrispondenza a tre vie presente nelle funzioni di contabilità fornitori. Gli ordini di acquisto rappresentano le informazioni interne dell’azienda che forniscono alle persone l’autorizzazione specifica per l’acquisto di articoli da venditori o fornitori. Di solito esistono due copie degli ordini di acquisto in un’azienda. Uno viene inviato al fornitore o fornitore e uno viene conservato nel reparto contabilità dell’azienda. Questo documento entra in gioco più avanti durante il processo di gestione delle fatture.
Le aziende che utilizzano software con tecnologia aziendale possono utilizzare copie elettroniche degli ordini di acquisto. Invece di conservare una copia cartacea in un file, le aziende possono scansionare queste informazioni in un database del server. Ciò consente alle persone di rivedere o recuperare l’ordine di acquisto, se necessario. Il software aziendale può anche aumentare l’accuratezza delle informazioni sull’ordine di acquisto.
Il secondo documento nel sistema di gestione della fattura con corrispondenza a tre vie è il biglietto ricevente. Il biglietto di ricezione e indica che tutti i prodotti o servizi sono stati ricevuti dalla società in base all’ordine di acquisto. La ricezione dei biglietti è generalmente a carico del magazzino o del personale amministrativo dell’azienda. Una copia dell’ordine di acquisto e del biglietto di ricezione viene inviata alla contabilità per finalizzare il pagamento della fattura.
Molti venditori e fornitori offrono ai clienti 30 giorni di pagamento prima di valutare commissioni e interessi sui saldi non pagati. Gli impiegati di contabilità dovranno archiviare il biglietto di ricezione e l’ordine di acquisto in un file in sospeso. Dopo aver ricevuto la fattura finale del fornitore che richiede il pagamento, l’impiegato dei debiti corrisponderà a tutti e tre i documenti per garantire la corrispondenza delle informazioni. La corrispondenza delle informazioni di ciascun documento è il punto cruciale del sistema di gestione delle fatture a tre vie. Le aziende pagano raramente venditori o fornitori se i documenti non corrispondono. Una volta completato il processo di contabilità fornitori, gli impiegati taglieranno un assegno per la fattura, richiederanno la firma al proprietario o al responsabile appropriato e invieranno l’assegno.
Le aziende possono utilizzare sistemi personalizzati di gestione delle fatture. I proprietari e i dirigenti delle imprese svilupperanno un sistema che supporta al meglio le loro funzioni di back office e contabilità. Le organizzazioni più grandi che ricevono diverse centinaia di fatture ogni mese potrebbero desiderare un sistema più semplice rispetto alla partita a tre. La gestione delle fatture non richiede a tutte le aziende di utilizzare lo stesso sistema.