La posta vocale è un tipo di programma di posta elettronica in cui è possibile registrare un messaggio parlando al microfono di un computer, smartphone o pocket PC e inviarlo a chiunque tramite un client di posta tradizionale. Il destinatario deve quindi solo aprire il messaggio e accendere i suoi altoparlanti per ascoltare l’e-mail vocale. Questo è utile per le persone che non sono in grado di digitare a causa di una disabilità o che hanno semplicemente bisogno di inviare una grande quantità di e-mail e vogliono risparmiare un po’ di tempo.
La posta vocale rimuove anche alcune delle ambiguità inerenti a un messaggio di posta elettronica. È difficile tradurre il tono di un messaggio dallo schermo e spesso le persone sono offese o turbate da qualcosa scritto in un messaggio di posta elettronica che non doveva essere offensivo. Le e-mail in cui si può effettivamente ascoltare il messaggio pronunciato dal mittente hanno molte più probabilità di essere comprese come previsto.
I programmi software di posta vocale sono relativamente semplici. Vengono installati sul computer e quindi collegati a un indirizzo di posta elettronica tradizionale. Quando l’utente è pronto per comporre un’e-mail, preme semplicemente un pulsante “registra” sullo schermo del computer e inizia a parlare nel microfono. L’utente può mettere in pausa o riavviare la registrazione secondo necessità e alcuni programmi consentono all’utente di unire insieme diversi pezzi di audio.
Quando l’utente ha terminato la registrazione, il software comprime il file audio in un piccolo file, generalmente un file .MP3, .WAV o .GSM. Il file audio viene salvato e allegato all’e-mail, dove è possibile scrivere eventuali commenti aggiuntivi, se lo si desidera. Questi tipi di file possono essere riprodotti da quasi tutti i computer, nonché da telefoni cellulari e altri dispositivi audio. Sono necessarie pochissime conoscenze tecniche per utilizzare uno di questi programmi software.
L’e-mail vocale viene quindi inviata al destinatario o al gruppo di destinatari. Quando lo riceve, deve solo fare clic su “riproduci” e accendere gli altoparlanti per ascoltare il messaggio di posta elettronica. Può quindi digitare un’e-mail tradizionale in risposta o, se ha il software installato, registrare un’altra e-mail vocale per rispondere. I file possono quindi essere salvati e riprodotti secondo necessità. Inoltre, alcuni programmi software sono in grado di utilizzare le funzionalità di sintesi vocale per convertire il file audio parlato in un file di testo. Per chiunque desideri risparmiare tempo durante la composizione e l’invio di e-mail, il software di posta vocale può essere un’ottima scelta, sebbene abbia lo svantaggio di essere più difficile da modificare, se si commette un errore.