La posta vocale virtuale è un tipo di strumento di comunicazione che consente di creare e utilizzare un account di posta vocale in un ambiente online. Con questo particolare tipo di soluzione, non c’è bisogno di una segreteria telefonica o di un sistema telefonico dell’ufficio con capacità di posta vocale. Invece, l’account di posta vocale virtuale è configurato per connettersi con un server remoto in cui sono archiviati i messaggi in entrata. Con la maggior parte delle applicazioni, è possibile accedere e rivedere tali messaggi utilizzando un telefono dotato di servizio a toni o qualsiasi computer o dispositivo portatile con funzionalità Internet.
Con i servizi di segreteria telefonica virtuale offerti oggi da diversi provider, la funzione di base del servizio prevede la possibilità di reindirizzare le chiamate in entrata al servizio di segreteria telefonica, se non si risponde alla chiamata entro un numero di squilli predeterminato. Il chiamante viene accolto e gli viene data la possibilità di lasciare un messaggio. Una volta che il messaggio è stato registrato e il chiamante si disconnette, il sistema genererà una notifica via email al cliente. In genere, il messaggio includerà dati di base, come la data e l’ora in cui è stato lasciato il messaggio. I sistemi di posta vocale virtuale più avanzati possono includere informazioni come i dati dell’ID chiamante relativi al messaggio, compreso il numero di telefono del chiamante.
Qualsiasi messaggio catturato utilizzando la posta vocale virtuale può essere recuperato in più di un modo. Un approccio consiste nell’utilizzare un telefono per collegarsi al server che ospita il servizio di posta vocale, immettere i codici di accesso corretti e ascoltare i messaggi utilizzando i messaggi immessi nella tastiera a toni del telefono. Un’altra strategia consiste nell’accedere a un sito online associato al servizio di posta vocale e ascoltare un flusso audio del messaggio su Internet.
L’utilizzo della segreteria telefonica virtuale per scopi aziendali è una mossa intelligente, poiché questo tipo di strumento di comunicazione può essere molto utile in diversi casi. I dipendenti in viaggio ricevono una notifica tempestiva di un messaggio lasciato in segreteria e possono utilizzare qualsiasi metodo sia più conveniente per accedere al messaggio. Allo stesso tempo, se il sistema telefonico di un’azienda viene danneggiato o reso in altro modo inutilizzabile per un periodo di tempo, le chiamate in entrata possono essere inviate direttamente agli account di posta vocale virtuale dei dipendenti chiave. Da lì, i dipendenti possono utilizzare i telefoni cellulari per recuperare i messaggi e rispondere con e-mail o utilizzare i servizi di telefoni cellulari per connettersi con i chiamanti.