La sostanza sulla forma è uno standard di rendiconto finanziario dei principi contabili di base. Lo scopo della dichiarazione obbliga i contabili a presentare operazioni basate sulla sostanza economica piuttosto che sulla forma giuridica. Tre requisiti costituiscono questo principio contabile: completezza, pertinenza e accuratezza. Ogni transazione deve soddisfare questi requisiti nel principio della sostanza sulla forma. I bilanci redatti utilizzando questo principio spesso presentano le informazioni nella maniera più veritiera possibile.
La completezza esige che tutte le transazioni finanziarie rappresentino il quadro finale di ogni attività commerciale. Le aziende devono registrare ogni transazione nella sua forma completa. Se una transazione ha più parti che si verificheranno nel tempo, i contabili devono registrare solo la parte che interessa il periodo contabile corrente. Le divulgazioni sono spesso necessarie per informare le parti interessate sulle transazioni lunghe. Eventuali pianificazioni o altri calcoli necessari per registrare le transazioni possono anche necessitare di divulgazione alle parti interessate.
Rilevanza significa che una transazione finanziaria ha un impatto sull’azienda. Ad esempio, il costo pagato diversi anni fa per le attività non dovrebbe essere preso in considerazione nelle decisioni di sostituzione. È improbabile che il prezzo pagato originariamente si ripeta. Pertanto, i contabili non dovrebbero includere le informazioni in alcun rapporto per effettuare un nuovo acquisto. Un altro esempio di rilevanza nella sostanza rispetto alla forma è dove il costo differisce in diverse alternative; solo l’alternativa considerata ha un costo rilevante.
L’accuratezza nella sostanza rispetto alla forma impone che tutte le transazioni registrate siano prive di errori. I calcoli dovrebbero essere chiari e concisi, mostrando l’effetto delle informazioni finanziarie. In molti casi, un responsabile o supervisore contabile potrebbe dover firmare rapporti e dichiarazioni contabili. Questa firma indica che una seconda persona ha esaminato i documenti, i calcoli e le transazioni per verificarne l’accuratezza. Potrebbero essere necessarie anche riconciliazioni per verificare l’accuratezza.
In alcuni casi, i contabili possono sacrificare l’accuratezza quando completano i rendiconti finanziari. La completezza e la pertinenza sono più significative sotto la sostanza rispetto alla forma. Sebbene i contabili dovrebbero cercare sempre la precisione, passare troppe ore a lavorare su un progetto può comportare ritardi nei rendiconti finanziari. Anche altre attività possono risentirne quando i contabili restano indietro a causa di problemi legati al tempo. Ad esempio, le dichiarazioni fiscali o le scadenze di deposito pubblico potrebbero non essere rispettate da una società.
Sebbene le aziende debbano riportare tutte le informazioni legalmente, questo non è necessariamente l’aspetto più importante delle informazioni finanziarie. Una società di solito ha un dipartimento legale che esamina queste informazioni. I contabili preferiscono la linea di fondo, ovvero se l’azienda ha realizzato un profitto. Il tentativo di soddisfare sia gli aspetti legali che finanziari sotto la sostanza sulla forma è troppo ingombrante per i contabili.
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