Conosciuto anche come teleconferenza o audioconferenza, la teleconferenza audio è il processo di tenere una riunione tramite collegamento telefonico. Sviluppata per la prima volta durante la metà del XX secolo come strumento di lavoro, questa forma di teleconferenza un tempo era estremamente costosa. Oggi è possibile sia per gli individui che per le organizzazioni di tutte le dimensioni utilizzare le chiamate in conferenza telefonica a un costo minimo.
La teleconferenza audio implica la creazione di un punto di terminazione comune per i segnali telefonici di tutte le parti che devono prendere parte a una particolare conferenza. Ciò si ottiene con l’uso di un ponte di teleconferenza, che riceve segnali telefonici in entrata e in uscita da un commutatore telefonico locale. A seconda della struttura della chiamata in conferenza, un passcode inserito dal partecipante indirizzerà il segnale alla conferenza corretta oppure un operatore indirizzerà manualmente la connessione alla sessione di conferenza corretta.
Esistono due tipi fondamentali di chiamate in conferenza. I servizi di chiamata in uscita dell’operatore, noti anche come servizi connessi all’operatore, sono il tipo più vecchio di teleconferenza audio. Con questo modello si prenota in anticipo una conference call, riservando un certo numero di linee e una determinata durata. Il cliente fornisce il servizio di teleconferenza con i nomi ei numeri di telefono di tutte le parti che devono partecipare alla sessione. All’ora stabilita, un operatore di conferenza chiama i partecipanti e li inserisce in una linea di conferenza comune. Con questo approccio, il moderatore della conferenza è solitamente collegato per ultimo. Molti servizi offrono al moderatore la possibilità di tenere un appello subito dopo essere stato trasferito nella sessione di teleconferenza.
Una seconda opzione è la conferenza telefonica. Con questa opzione, i partecipanti compongono un numero di telefono specifico per connettersi con il bridge della conferenza. Un messaggio automatico invita il partecipante a inserire il passcode assegnato alla teleconferenza. Una volta inserito il passcode corretto, il partecipante viene automaticamente indirizzato alla chiamata.
Esistono diverse sottocategorie di una conferenza con accesso esterno. L’opzione di teleconferenza audio più popolare oggi è solitamente descritta come un formato gratuito senza prenotazione. Con questa opzione, al moderatore viene assegnato un numero verde permanente, un passcode o passcode permanenti e un numero massimo di linee che possono essere utilizzate quando il moderatore lo desidera. Questa opzione rende superfluo che il moderatore contatti il servizio di teleconferenza ogni volta che desidera condurre una riunione tramite chiamata in conferenza, poiché le credenziali sono attive XNUMX ore su XNUMX.
Molti provider offrono ancora la possibilità di un numero verde riservato durante le riunioni. Questa opzione di teleconferenza audio fornisce un numero verde e codici di accesso una tantum; non vi è alcuna garanzia che il moderatore potrà utilizzare lo stesso numero e codici per conferenze future. Questo formato può essere utilizzato anche per impostare le cosiddette teleconferenze permanenti o ricorrenti, che si svolgono lo stesso giorno e ora del giorno su base settimanale, bisettimanale o mensile.
Una terza sottocategoria di servizi di accesso esterno è nota come chiamata a pagamento. Questo formato funziona esattamente come le sue controparti con numero verde. La differenza è che invece di un numero verde, tutti i partecipanti si collegano al ponte della teleconferenza utilizzando un numero di telefono standard, completo di prefisso. I servizi di accesso telefonico hanno visto un enorme calo dell’utilizzo durante gli anni ‘1990, ma hanno iniziato a riemergere con l’avvento dei telefoni cellulari e dei piani di chiamata su rete fissa che hanno permesso ai partecipanti di utilizzare un numero a pagamento e di non incorrere in addebiti a lunga distanza sulle bollette telefoniche .
Nel corso degli anni, le funzionalità del servizio hanno reso la teleconferenza audio sempre più user-friendly. Oggi molti servizi offrono al moderatore molti strumenti per controllare la conferenza, inclusa la possibilità di disattivare l’audio di tutti gli altri partecipanti, disconnettere tutte le linee a piacimento e utilizzare le notifiche vocali quando qualcuno entra o esce dalla conferenza. Alcune di queste funzionalità sono disponibili a un costo aggiuntivo, ma molte sono considerate parte del servizio di base e sono incluse nella tariffa forfettaria al minuto per linea associata al servizio di chiamata in conferenza.