I budget sono comuni roadmap finanziarie per molti tipi di organizzazioni, da aziende private a organizzazioni pubbliche o governi. Il processo di adozione del budget è in genere un processo formale in base al quale un’organizzazione vota sull’accettazione di un budget. Il processo di solito varia in base all’organizzazione, sebbene alcuni passaggi possano essere simili. In alcuni casi, potrebbe esserci una fase di preparazione, revisione e adozione. Queste fasi di adozione del budget consentono la creazione di un budget, la revisione da parte delle parti interessate e l’accettazione del budget da parte di tutti gli individui necessari.
La creazione di un budget può essere un processo lungo e arduo a seconda dell’organizzazione. Una piccola società privata potrebbe essere in grado di preparare un budget dalle cifre annuali precedenti in poche settimane. Grandi aziende, agenzie governative e comuni pubblici possono impiegare molto più tempo a preparare queste informazioni. Il processo rivede le spese precedenti, determina l’importo aggiuntivo necessario per la crescita e le riunisce per reparto e budget principale. Il budget finale passa quindi attraverso il processo di adozione del budget.
La fase di revisione consente a più persone o parti interessate di esaminare il budget. Durante la fase di preparazione, solo i lavoratori essenziali necessari per creare il budget visualizzano effettivamente le informazioni. Durante il processo di adozione del bilancio, gli enti governativi e i comuni pubblici hanno l’obbligo di chiedere l’opinione pubblica su queste informazioni. In molti casi, i dirigenti riesaminano spesso il budget e quindi portano le informazioni al pubblico per una revisione. Questa fase consente commenti e modifiche al budget, se necessario.
Tra la fase di revisione e l’adozione del bilancio finale, potrebbe essere necessario modificare alcuni aspetti del bilancio. Se necessario, l’organizzazione, l’agenzia governativa o il comune pubblico potrebbero dover apportare le modifiche e quindi tenere un altro processo di revisione. Il tempo trascorso in questa fase potrebbe essere il secondo più grande tra le tre fasi. Ciò consente input e modifiche al fine di creare il budget migliore per l’organizzazione, l’agenzia o il comune. Le società private potrebbero non avere altrettante modifiche a causa di una fase di revisione più piccola.
L’adozione effettiva del bilancio è la fase finale dell’intero processo. Dopo aver apportato le modifiche richieste dalle parti interessate, l’organizzazione, l’agenzia governativa o il comune rende disponibile il budget aggiornato per la revisione. Questa revisione finale è spesso più breve e passerà alla fase effettiva di adozione del budget piuttosto rapidamente. Una volta che le parti riesaminano le modifiche e le accettano, è necessario un voto per adottare il bilancio. Il voto richiede spesso la maggioranza per l’accettazione, sebbene possano esistere altre regole per il processo di adozione.