La scelta della migliore fattura stampabile dipende sia dal tipo di fattura richiesto dall’azienda sia dai programmi di contabilità e fatturazione predisposti dall’azienda. La selezione di una fattura varia a seconda che la fattura sia inviata a consumatori, acquirenti industriali o altri tipi di clienti. La selezione dipende anche dal tipo di prodotto venduto e dalle politiche della società nel suo insieme.
Esistono diverse opzioni per una fattura stampabile. Programmi e software di contabilità, da sofisticati software progettati appositamente per la tua azienda a generici software di contabilità aziendale e contabilità come Quicken, possono tutti essere utilizzati per generare fatture stampabili che un’azienda invia ai clienti. Una fattura stampabile può anche essere prodotta in un documento Word o di testo e un modello standard salvato e utilizzato da tutti i membri dell’azienda. Un’azienda può anche progettare la propria fattura o un programma software di contabilità che è un software proprietario che genera fatture specifiche dell’azienda, sebbene questo sia spesso il modo più costoso per produrre fatture stampabili.
La chiave per scegliere l’opzione giusta per le fatture stampabili per una determinata azienda è determinare lo scopo della fattura, il destinatario e le informazioni che la fattura deve contenere. Se la fattura è per un cliente, la fattura deve essere professionale e contenere loghi e informazioni aziendali. Dovrebbero essere inclusi dettagli sull’acquisto effettuato, nonché informazioni su metodi di pagamento accettabili. La fattura può anche essere un’opportunità per commercializzare ulteriori prodotti o servizi e offerte speciali o materiali di marketing possono essere inclusi nella fattura. D’altra parte, se la fattura è una fattura interna da un reparto all’altro all’interno dell’azienda, la fattura deve contenere informazioni come codici di acquisto interni, ma può essere meno formale di una fattura inviata ai clienti.
La fattura stampabile selezionata da un’azienda deve contenere anche i campi modulo appropriati in modo da poter includere tutte le informazioni pertinenti. Ad esempio, se un cliente ordina abitualmente più articoli su una determinata fattura, la fattura deve essere organizzata in modo che tutti quegli articoli possano essere elencati insieme ai rispettivi prezzi. Se non è comune acquistare più articoli, una fattura con più righe di articoli può apparire vuota e non professionale e potrebbe non essere la scelta migliore per quella determinata azienda.