L’analisi della spesa è un metodo utilizzato dalle aziende per tenere traccia di come viene speso il denaro dell’azienda, con l’obiettivo finale di ridurre la spesa. Le informazioni su fornitori, acquisti e ordini vengono organizzate e quindi analizzate per i modelli. A causa delle enormi quantità di informazioni coinvolte, la maggior parte delle aziende utilizza software specializzato per eseguire analisi della spesa.
Il processo di raccolta e analisi dei dati è più difficile di quanto sembri inizialmente. Affinché l’analisi della spesa sia efficace, tutti gli aspetti dei modelli di spesa di un’azienda devono essere presi in considerazione. Queste informazioni sono generalmente archiviate in sistemi informatici discreti all’interno di ciascuna divisione dell’azienda. Le divisioni possono essere separate da distanza e lingua. Raccogliere tutti questi dati e organizzarli in un formato utilizzabile richiede un grande dispendio di tempo e denaro.
Gran parte della complessità può essere rimossa utilizzando il software per facilitare l’analisi della spesa. Il primo software di analisi della spesa è stato creato all’inizio degli anni 2000. Sebbene sia ancora molto costoso, il software rimuove la necessità del lavoro umano e crea un’interfaccia semplice per accedere alle informazioni risultanti.
Il software funziona estraendo i dati dai sistemi di archiviazione esistenti. Questi potrebbero essere semplici fogli di calcolo, dati di magazzino o altre fonti. Questi dati vengono quindi ripuliti, il che significa che la formattazione è standardizzata, i record duplicati vengono uniti e vengono trovati i dettagli mancanti. Il software classifica quindi i dati secondo gli standard del settore e gli standard specificati dalla società. Gli specialisti in approvvigionamento possono quindi accedere ai dati per rapporti e analisi.
Un aspetto importante dell’analisi della spesa è la valutazione dei fornitori. L’analisi della spesa può mostrare quali fornitori ottengono il massimo profitto dall’azienda. La società può utilizzare queste informazioni per contrattare per affari migliori o per rinegoziare i contratti. La maggior parte delle aziende ha preferito fornitori, fornitori che offrono il miglior servizio o prezzi ridotti per l’acquisto all’ingrosso. L’analisi potrebbe rivelare che le forniture o i servizi attualmente acquistati da un fornitore non preferito potrebbero essere acquistati da un fornitore preferito a un prezzo inferiore.
La società potrebbe anche acquistare forniture o servizi simili da diversi fornitori. Questo è noto come merce frammentata. È possibile risparmiare denaro effettuando un grande acquisto da un singolo fornitore anziché una serie di piccoli acquisti da diversi fornitori.
L’analisi della spesa aiuta anche a identificare le spese anticonvenzionali. Ciò si verifica quando si effettuano acquisti che non sono coperti dal contratto. Senza un contratto, alla società viene addebitato il prezzo intero anziché il prezzo negoziato specificato da un contratto permanente con un fornitore preferito. Questo tipo di spesa può costare all’azienda un sacco di soldi nel tempo.