L’approvvigionamento federale è il processo utilizzato dai governi nazionali per acquistare o noleggiare beni e servizi. Le procedure specifiche possono differire da paese a paese, tuttavia gli obiettivi per le politiche di approvvigionamento sono molto simili. Questi obiettivi sono aumentare la concorrenza offrendo un accesso equo ai potenziali offerenti, massimizzando il valore ricevuto attraverso la spesa di fondi pubblici e promuovendo l’uso responsabile delle risorse.
Negli Stati Uniti, le politiche federali in materia di appalti sono determinate dall’azione legislativa e dalle raccomandazioni dell’Ufficio federale per gli appalti pubblici, una suddivisione dell’Ufficio per la gestione e il bilancio, istituita nel 1974. Tali politiche sono pubblicate nel regolamento federale sull’acquisizione (FAR) , rilasciato congiuntamente dal Dipartimento della Difesa (DoD), dalla General Services Administration (GSA) e dalla National Aeronautics and Space Administration (NASA). La FAR si applica non solo agli acquisti diretti effettuati dal governo, ma anche agli acquisti effettuati dai beneficiari delle sovvenzioni federali. Revisioni periodiche chiamate revisioni del sistema di approvvigionamento degli appaltatori vengono condotte presso gli appaltatori federali e garantiscono ai destinatari la conformità normativa federale.
Gli appalti federali generalmente richiedono un’offerta competitiva su contratti che superano una determinata soglia monetaria. In questi casi, viene emessa una richiesta di proposta (RFP) con linee guida specifiche e le offerte vengono sottoposte a revisione. Il contratto viene generalmente dato all’offerente che può soddisfare tutte le specifiche richieste al prezzo più basso. Esenzioni a questa politica possono verificarsi nei casi in cui esiste una sola fonte di approvvigionamento o quando un fornitore ha dimostrato di essere molto superiore nelle prestazioni rispetto agli altri.
In Canada, l’organismo governativo principalmente responsabile degli appalti federali è il Public Works Government Services Canada (PWGSC). Una legge approvata nel 2005 ha creato un elenco di fornitori preapprovati da utilizzare per ordini permanenti, che copre l’approvvigionamento di alcuni dei beni più comunemente acquistati, tra cui automobili, carburante, forniture per ufficio e servizi professionali. Se l’acquisto supera i valori monetari impostati per le diverse categorie, PWGSC apre l’appalto al processo di offerta e lo pubblicizza sul servizio elettronico di gara d’appalto. Questo passaggio può essere aggirato solo nei casi in cui esiste una situazione pericolosa per la vita, la sicurezza nazionale potrebbe essere compromessa, c’è solo una fonte disponibile per il prodotto o per articoli che scendono al di sotto dei limiti monetari.
La maggior parte dei paesi europei ha requisiti e procedure federali simili. I membri della Comunità europea (CE), tuttavia, devono anche attuare le norme sugli appalti conformi alle politiche comunitarie sugli appalti. Queste politiche includono la non discriminazione tra i paesi membri nel processo di approvvigionamento e i requisiti che i fornitori soddisfano determinati standard di sostenibilità ambientale. I contratti che comportano difesa o sicurezza nazionale non sono soggetti alle normative CE.
In Australia, il ministro delle finanze pubblica le linee guida sugli appalti del Commonwealth (CPG) che delineano i requisiti degli appalti federali australiani. Come il Canada, l’Australia ha sviluppato elenchi di fornitori approvati, denominati accordi di uso comune (CUA), per l’acquisto di una vasta gamma di beni che vanno dalla stazionaria e alle forniture al lavoro temporaneo. Nella maggior parte delle regioni, le agenzie governative devono utilizzare un CUA se esiste per i prodotti acquistati. I contratti più grandi che richiedono una procedura di offerta aperta sono pubblicizzati su un sistema elettronico chiamato AusTender.