Un conto di piccola cassa non è un tipo di conto bancario ma più di un fondo mantenuto all’interno di un’azienda. L’importo della piccola cassa contiene una piccola quantità di contanti e viene utilizzato principalmente per gli acquisti quando utilizzare assegni, carte di debito o carte di credito sarebbe frivolo. Il denaro può essere utilizzato anche per fare il resto se non c’è abbastanza nel registratore di cassa. Solo una o due persone sono assegnate al conto di piccola cassa e qualsiasi denaro prelevato o inserito viene registrato in un libro. Il denaro viene conservato in una cassetta di sicurezza e in genere conservato presso la sede dell’attività.
I conti di piccola cassa vengono sempre utilizzati per immagazzinare una piccola somma di denaro. L’importo più comune è di circa $ 100 dollari USA (USD) per le piccole imprese che non hanno molte spese. Le aziende più grandi possono trattenere fino a $ 1,000 USD, ma di solito non di più perché importi più elevati aumentano la potenziale perdita in caso di furto. Per conservare la piccola cassa, in genere è chiusa in una cassetta di sicurezza che viene conservata presso l’azienda.
Lo scopo di un conto di piccola cassa è di avere una piccola riserva di denaro per quando è necessario fare piccoli acquisti. Il conto entra in gioco quando un acquisto è così piccolo che non vale la pena passare attraverso i canali formali necessari per ottenere un taglio di assegno o per ottenere il permesso di utilizzare una carta di credito o di debito aziendale. Il cambio può essere effettuato anche dal conto di piccola cassa quando non c’è abbastanza denaro in cassa e, se nessuno è disponibile per prelevare denaro dalla banca, la piccola cassa può temporaneamente rifornire la cassa.
Ogni volta che il denaro viene prelevato o inserito nel conto di piccola cassa, qualcuno segna l’importo. Ad esempio, se vengono prelevati $ 5 USD, anche se sono rimasti resti da eventuali acquisti, i $ 5 USD vengono contrassegnati come prelievo. Ciò garantisce che non si verifichino furti e assicura anche che i gestori sappiano esattamente quanti soldi sono presenti sul conto. Quando viene restituita la modifica, viene anche annotata.
Poche persone all’interno di un’azienda hanno accesso al conto di piccola cassa. Più probabilmente ci saranno una o due persone responsabili del conto. Se una persona, sarà responsabile di rimuovere contanti dal conto e ricostituire il conto, oltre a contrassegnare eventuali prelievi o depositi. Se ci sono due persone, o entrambe le persone hanno il controllo del denaro e della contabilità oppure una persona è assegnata al denaro e un’altra è assegnata alla contabilità.
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